Fitz Mar: UI naj prevzame opravila, zaradi katerih nimamo časa za ustvarjalnost

Koliko časa pri delu porabimo za iskanje informacij, usklajevanje sestankov, pripravo poročil in spremljanje nalog? Fitz Mar, vodja oblikovalske tehnologije za ameriški trg pri Amazon Ads Brand Innovation Lab, je na Zlatem bobnu predstavil, kako je s pomočjo umetne inteligence razvil sistem, ki mu pomaga pri vsakodnevnem delu.

Poimenoval ga je »drugi možgani« (second brain). Sistem povezuje informacije iz različnih orodij, ohranja kontekst ter pomaga pri iskanju podatkov in sprejemanju odločitev.

»Delo je bilo še vedno treba opraviti. Samo jaz sem zanj porabil precej manj časa,« je povedal Mar.

Ko vse informacije niso več samo v naši glavi

Mar je pojasnil, da je bil dolgo sam odgovoren za spremljanje številnih nalog, projektov in odločitev. Informacije so bile razpršene med različnimi orodji, njihovo povezovanje pa je zahtevalo veliko njegove pozornosti.

Težava ni bila v ustvarjalnem delu, temveč v organizacijskem bremenu, ki ga je spremljalo. Zato je začel razvijati sistem, ki bi si zapomnil pomembne informacije, razumel njihovo ozadje in mu pomagal pri vsakodnevnem delu.

Pri tem ne gre zgolj za klepetalnik, ki odgovarja na vprašanja, temveč za agenta UI, ki lahko na podlagi dostopnih informacij opravlja določene naloge. Mar je poudaril, da je smiselno začeti postopoma, najprej z dostopom do informacij, medtem ko mora končna presoja ostati v rokah človeka.

Agenta UI uvajajte kot novega sodelavca

Eden od njegovih ključnih nasvetov je bil, naj agenta UI obravnavamo podobno kot novega zaposlenega.

Tako kot sodelavcu ob prihodu v podjetje omogočimo dostop do potrebnih informacij, predstavimo način dela in določimo odgovornosti, moramo tudi agentu UI zagotoviti ustrezen kontekst.

Pojasniti mu moramo, kdo so naši sodelavci, katere projekte vodimo, kje so shranjene informacije in kakšna pravila veljajo pri delu.

Mar je predstavil tudi pristop, pri katerem agentu UI v pogovoru posreduje večjo količino informacij. Sistem jih nato organizira in uporabi pri nadaljnjih nalogah. Kot primer je navedel, da lahko približno polurno uvajanje s pomočjo UI skrajša na nekaj minut.

Od tedenskih poročil do vodenja ekip

Mar je pokazal, kako mu »drugi možgani« pomagajo pri vodenju in organizaciji dela.

Sistem med drugim uporablja za pripravo tedenskih poslovnih pregledov, spremljanje dogajanja pri naročnikih in prepoznavanje morebitnih tveganj. Pomaga mu tudi pri obravnavi nujnih vprašanj, ki se pojavljajo pri sodelovanju ekip v različnih časovnih pasovih.

Posebej zanimiva je uporaba pri vodenju zaposlenih. S pomočjo UI lahko pregleda delo članov ekipe, spremlja njihov razvoj in prepozna posameznike, katerih prispevek je sicer manj opazen.

Predstavil je tudi uporabo pri organizaciji internih dogodkov, kjer lahko agent prevzame del načrtovanja in usklajevanja.

Koliko časa vam mora prihraniti UI, da se izplača?

Mar je opozoril, da se orodja UI hitro razvijajo in da so plačljive različice pogosto zmogljivejše od brezplačnih.

Po njegovem mnenju je treba njihovo vrednost presojati predvsem glede na prihranek časa. Če nam orodje prihrani že približno pol ure dela, lahko njegova uporaba upraviči strošek naročnine.

Pri tem je izpostavil, da uporaba UI ni omejena na službene obveznosti. Sam jo uporablja tudi za osebno organizacijo, denimo za opomnike in načrtovanje vsakodnevnih opravil.

Ustvarjalnost mora ostati človekova

Ob koncu je Mar opozoril še na izzive, s katerimi se srečujejo vodje ustvarjalnih ekip. Veliko časa namreč porabijo za pregledovanje predstavitev, analiziranje predlogov in spremljanje razvoja idej.

UI lahko pomaga organizirati informacije in spremljati, kako se zamisli razvijajo od prvih predlogov do končnih rešitev. Vendar njen namen ni, da bi prevzela ustvarjalno presojo.

Osrednje sporočilo predavanja je bilo, da naj tehnologija prevzame čim več ponavljajočih se in organizacijskih opravil, ljudem pa omogoči, da več časa namenijo delu, zaradi katerega so se sploh odločili za ustvarjalni poklic.