zalando 2
Aktualno

Industrija srečanj v letu 2021: Optimistično, a brez metanja peska v oči

Leto 2020 je bilo za industrijo srečanj porazno. Letos gre organizatorjem dogodkov malce boljše, a še vedno precej slabše kot leta 2019. Kljub temu ostajajo trdno v sedlu in odločeni, da bodo posel obdržali nad gladino.

Pogovore o organizaciji in udeležbi dogodkov v letu 2021 spremlja fraza stalnica – »če bo«. Omejitve in predpisi se od marca 2020 spreminjajo iz dneva v dan. V času pisanja članka, v zelo glasbeno-festivalsko obarvanem avgustu, je NIJZ napovedal, da septembra sledi tako imenovana »rdeča fraza«. Kaj to pomeni za poslovne dogodke, ne ve nihče. Tudi zato so kakršne koli napovedi v povezavi z organizacijo dogodkov nehvaležna naloga. Tega se naši sogovorniki, predstavniki največjih agencij za organizacijo dogodkov v Sloveniji, zelo dobro zavedajo. Nekatere dogodke namreč načrtujejo več mesecev vnaprej in »če bo« v njihovem besednjaku ni zaželena ključna fraza. Se pa praktično vsi strinjajo v enem: spletni dogodki ne morejo v celoti nadomestiti dogodkov v živo.

Največji izziv je ohranjati pozornost gledalcev

Organizacija dogodkov je bila po besedah Nina Horvata, direktorja agencije Vodik, v zadnjem letu velik izziv. Na dnevni ravni so spremljali zahteve in predpise s tega področja. »Skladno s tem obveščamo tudi naše naročnike in jim svetujemo, kako ukrepati – ali dogodek organizirati in le zmanjšati število povabljenih, ali dogodek prestaviti na poznejši datum, ko bo srečanje varnejše za vse, ali pa ga v celoti prestaviti v digitalno okolje. V preteklem letu smo se vsi navadili na digitalne dogodke in sestanke, ki bodo zagotovo ostali del našega vsakdana, a kljub temu ne morejo v celoti nadomestiti fizičnih. Kljub vsem prednostim, ki jih prinašajo spletni dogodki, si ljudje še vedno želimo druženja v živo, saj gre v tem primeru za najučinkovitejšo komunikacijo in možnost mreženja.« Kot odlična rešitev v nepredvidljivih situacijah so se po Horvatovih izkušnjah izkazali hibridni dogodki, ki zajemajo prednost tako digitalnih dogodkov kot tudi dogodkov v živo. »Seveda pa v Vodiku zagovarjamo strogo upoštevanje varnostnih predpisov – zdravje je le na prvem mestu.«

V preteklem in tekočem letu so se pretežno osredotočili na organiziranje digitalnih in hibridnih dogodkov. »Trenutni trendi se nagibajo k izvedbi dogodkov v fizični obliki, ki pa glede na trenutne razmere potrebujejo več scenarijev za izvedbo. Dogodke, ki so potekali popolnoma preko spletnih platform, smo izvedli preko Zooma. V seriji dogodkov, od webinarjev, izobraževanj in tečajev do spletnih predvajanj filmov in interaktivnih dogodkov, smo za naročnika, s katerim sodelujemo že vrsto let, Evropsko agencijo za varnost in zdravje pri delu (EU – OSHA), organizirali digitalne dogodke s 50 do 500 udeleženci. »Največji izziv pri tem je bilo prav dejstvo, kako jih narediti zanimivejše, da skozi celoten potek dogodka ohranjamo pozornost udeležencev. Ob tem smo v program vključili razna orodja, s katerimi smo spodbudili interakcijo in povabili k sodelovanju v razpravi. Zanimiva izkušnja so bili tudi poslovni hibridni dogodki. Naročnikom smo na takšnih dogodkih nudili tehnično podporo z izbiro ustreznih kanalov za prenos dogajanja tistim, ki so se dogodka udeležili na daljavo, in seveda poskrbeli za uglašeno dogajanje v živo.«

vodik nino

»Trenutni trendi se nagibajo k izvedbi dogodkov v fizični obliki, ki pa glede na trenutne razmere potrebujejo več scenarijev za izvedbo,« ugotavlja Nino Horvat, direktor agencije Vodik.

Podjetja želijo zaposlenim ponuditi več kot le preprost piknik

V trenutni situaciji se po opažanjih Madee Mojce Majhen, direktorice in ustanoviteljice agencije Paidea Events, vsi zagotovo bolje znajdejo, kot so se še pred letom dni. »Je pa res, da si želimo predvsem organizatorji dogodkov stalne in konstantne normalizacije, kot smo jo poznali pred marcem 2020. Vsakič, ko se razmere sprostijo, nas nepoznavalci bodrijo, češ da je zdaj pa sproščeno, kar še vedno nakazuje na to, da v resnici ne vedo, da se dogodki načrtujejo mesece vnaprej. Seveda je kar nekaj naših naročnikov pohitelo in smo dogodke pripravili tako rekoč v tednu ali dveh, takoj ob napovedani sprostitvi.« Ob tem poudarja, da so bili to interni dogodki, kjer opažajo veliko diferenciacijo, saj se nanje za tovrstne dogodke obračajo predvsem iz nabavnih in kadrovskih služb. Po njenem mnenju nakazujejo na to, da želijo svojim zaposlenim po težavnem obdobju ponuditi več kot preprost piknik.

»Zaradi potreb obstoječih in novih naročnikov smo dodatno razvili predvsem kreativni del za pripravo prodajnih konceptov in strategij, odnosov z javnostmi, oblikovanja in logistike. Spletni dogodki so vedno bolj kompleksni in zahtevni, zato je kljub navidezni preprostosti dogodka zadaj velika tehnična ekipa, ki zagotavlja ustrezno dinamiko in seveda profesionalno izvedbo,« poudarja Majhnova. V Paidei so v času pisanja članka pripravljali golf turnir, dogodek v enem od večjih trgovskih centrov, zasebne dogodke, celo nekatere tradicionalne septembrske dogodke in več kot 50 digitalnih dogodkov. Pripravljajo jesenske in zimske aktivnosti za naročnike na tujih trgih, razvijajo digitalne oblike trženja, vse kot nadgradnjo in dopolnitev storitev, ki jih ponujajo zadnjih 15 let.  Ob tem Majhnova dodaja, da so njihovi naročniki še vedno zelo raznoliki, z različnih področij, od tistih z majhnim številom zaposlenih do velikih korporacij. Med dogodki izpostavlja tudi poolimpijsko zabavo Luke Dončića s kolegi iz reprezentance in kluba Dallas Mavericks. »Počaščeni smo bili, da je naročnik izbral dvorec Zemono in nas kot agencijo za izvedbo organizacije ekskluzivne zabave Luke Dončića ob njegovem podpisu petletne pogodbe z Dallas Maverics, največje pogodbe v zgodovini slovenskega športa. Dogodek smo organizirali kar nekaj tednov v popolni tajnosti in imeli intenzivno komunikacijo z naročnikom iz Slovenije in ZDA.«

madea mojca majhen

doncic zur

V Paidei, ki jo vodi Mojca Majhen, so se podpisali tudi pod odmevno zabavo Luke Dončića v dvorcu Zemono.

Dolgoročno se uveljavlja hibridni model

Kot je razvidno iz medijev, se pripravlja novi val, ki industriji dogodkov podaljšuje delovanje na spletu, poudarja Jaka Gornik, direktor Confive. S podaljšanjem se po njegovem mnenju tako tudi dolgoročno uveljavlja hibridni model, ki bo povezal živo izkušnjo s spletom. »Tudi ko bo virus odšel, mislim, da bo javnost delovala v obeh vzporednih svetovih. Virus nam je samo hitreje prinesel digitalizacijo na področju dogodkov.« Trenutno v Confivi pripravljajo zelo veliko spletnih dogodkov. Za tiste, ki se bodo izvajali v septembru, načrtujejo hibridno izvedbo, medtem ko vse ostalo sledi samo še v spletni obliki. »Tipi dogodkov, ki jih načrtujemo, so konference, predstavitve izdelkov, dogodki ob predsedovanju ter obletnice.« Pri tem pomembno vlogo igra njihova spletna platforma Confiva. Kot poudarja Gornik, ta stremi k ustvarjanju idealnega okolja za organizacijo dogodkov. »Želimo torej, da bi ljudje lahko pridobili izkušnjo, podobno tisti z živega dogodka. Nenehno jo prilagajamo potrebam trga, zato lahko rečemo, da ustvarjamo živo okolje, ki čedalje bolje komunicira in se povezuje z udeleženci in govorci. Confiva je tudi edini globalni ponudnik, ki vzpostavlja ekosistem. Torej okolje, kjer poleg programske rešitve ponujamo tudi vodenje čez vse faze projekta in pripravo z željo po uresničitvi partnerjevih KPI-jev.«

jaka gornik

confiva

»Kot je razvidno iz medijev, se pripravlja novi val, ki industriji dogodkov podaljšuje delovanje na spletu. S podaljšanjem se tako tudi dolgoročno uveljavlja hibridni model, ki bo povezal živo izkušnjo s spletom. Tudi ko bo virus odšel, mislim, da bo javnost delovala v obeh vzporednih svetovih. Virus nam je samo hitreje prinesel digitalizacijo na področju dogodkov,« je povedal Jaka Gornik, direktor Confive.

Dogodki se bodo morali prebiti nazaj v marketinške načrte

Industrija dogodkov je po mnenju Boštjana Prijanoviča, direktorja agencije New Moment, ena od največjih »žrtev« epidemije, ob tem pa je deležna le skromne podpore. Razlog za to večinoma vidi v nerazumevanju obsega te kategorije – od vrst dogodkov do posameznikov in podjetij, ki so vpletena.  »Lep primer nerazumevanja vlade je New Moment. V letu 2019 smo imeli preko milijona evrov prometa iz naslova organizacije poslovnih dogodkov, pa nas uradniki ne štejejo v industrijo dogodkov, saj imamo glavno dejavnost oglaševanje. Kar je razumljivo, saj so poslovni dogodki del trženjskih in oglaševalskih aktivnosti,« je povedal. Trenutno je mogoče izvajati dogodke z omejitvami. In to omogoča izvedbo nekaterih vrst dogodkov, kot so športni dogodki z nekaj gledalci in kulturni dogodki, prav tako z omejenim številom obiskovalcev. Podobno bo po njegovem mnenju veljalo za sejme, konference in festivale. »Organizatorji se le stežka odločajo, ali se jim pod veljavnimi pogoji sploh izplača izvesti dogodek. Ali prevzamejo tveganje slabega poslovnega rezultata ali pa tvegajo z izostankom dogodka, mogoče že drugo leto zapored, s čimer se slabi blagovna znamka dogodka.«

Prijanovič poudarja, da New Moment izvaja le poslovne dogodke in sprejeme, v tej kategoriji dogodkov pa posla praktično ni. »Spletne različice takšnih dogodkov niso ustrezno nadomestilo. Organizacija poslovnih dogodkov z omejitvami pa prav tako ne. Poslovni dogodki so v največji meri usmerjeni v gradnjo odnosa. To pa pomeni, da morajo imeti obiskovalci v celotnem procesu, od vabljenja do prisotnosti na dogodku, občutek ugodja. V teoriji bi v tem času lahko izvedli določene vrste dogodkov. Lahko tudi zagotovimo vse higienske in varnostne standarde. Ne moremo pa pričakovati, da bodo gostje uživali in bili zadovoljni. S tem pa izgubimo glavni razlog za vlaganje naročnikov v poslovni dogodek ali srečanje,« je prepričan. Glede na nerazumljiv odpor do cepljenja in na napoved novega vala obolevanja je za Prijanoviča jasno, da se bo leto 2021 končalo brez poslovnih dogodkov. Napoveduje, da se bodo izvedli nekateri festivali in konference, a bodo imeli organizatorji velike težave s pridobivanjem sponzorjev in udeležencev, pravega vzdušja pa tudi ni mogoče ustvariti..

»Napoved za prihodnje ni optimistična. Dejstvo je, da so dogodki izpadli iz marketinških načrtov in tudi, ko bo stanje formalno boljše, se bodo morali 'prebiti' nazaj in za to bo potrebno nekaj časa. Na srečo je za komunikacijo na voljo veliko orodij in tako se v agenciji prilagajamo in bomo uspešno prebrodili to krizo. Bistveno težje pa je za specializirana podjetja, ki so bila popolnoma posvečena dogodkom,« je povedal.

prijanovic

»Če odštejem digitalne dogodke na različnih platformah, smo v zadnjem času izvedli le en poslovni dogodek, in sicer srečanje vplivnežev in novinarjev na predstavitvi slovenskega filma Zalando. Video je bil posnet na različnih lokacijah v Ljubljani, kjer so vplivneži izvajali pop-up modne revije, srečanje pa je potekalo po vseh navodilih NIJZ. Na prostem, kar je vseeno malo izboljšalo občutek,« je povedal Boštjan Prijanovič, partner in direktor v agenciji New Moment Ljubljana. 

»Ne smemo se slepiti«

Trenutna situacija je za Anjo Rebek, ustanoviteljico in direktorico Fabulatorija, zagotovo veliko bolj optimistična od tiste izpred enega leta, a še vedno niti blizu tako imenovanim normalnejšim časom, ki smo jih vajeni v industriji srečanj. »Vsi, ki se v glavnini ukvarjamo s korporativnimi dogodki in smo močneje vpeti v marketinške procese, smo po večini uspeli držati posel nad gladino, česar pa ne moremo trditi za prireditveni in koncertni segment, ki še vedno močno trpita. Ne želimo biti pesimistični, z virtualnimi dogodki in podobnimi digitalnimi rešitvami ter globalnimi naročniki smo si dokazali, da smo več kot kos epidemičnemu izzivu, ne smemo pa se slepiti, da je trenutna situacija kakor koli podobna trgu, na katerem lahko dogodkovna industrija dolgoročno cveti. Čakamo torej na boljše čase, vmes pa iznajdljivo delamo in pridno ustvarjamo,« pravi.

Od začetka epidemije je večina projektov Fabulatorija osnovana na virtualnosti, med drugim predposneti virtualni dogodki, studijski prenosi dogodkov v živo, webinarji in hibridni formati. »Z nekaterimi naročniki, kot je Gospodarska zbornica Slovenije, uspemo obujati spomine na brezskrbne čase zunanjih živih dogodkov, saj tradicionalni dogodek podelitve nagrad GZS že drugo leto poteka na odprtem (v Gledališču Studenec, op. p.), v hibridnem formatu, in upoštevajoč vse omejitve trenutnih časov,« pojasnjuje sogovornica. Poleg tega intenzivno sodelujejo z različnimi entitetami, ki so povezane z izvedbo aktivnosti ob predsedovanju Slovenije Evropski uniji. V tej luči so tako z Digitalnim središčem Slovenije pripravili številne dogodke v raznolikih formatih.

dig sred slo

Fabulatorij intezivno sodeluje z različnimi entitetami, ki so povezane z izvedbo aktivnosti ob predsedovanju Slovenije EU. V tej luči so tako z Digitalnim središčem Slovenije pripravili številne dogodke v raznolikih formatih.

anja rebek

»Ne želimo biti pesimistični, z virtualnimi dogodki in podobnimi digitalnimi rešitvami ter globalnimi naročniki smo si dokazali, da smo več kot kos epidemičnemu izzivu. Ne smemo pa se slepiti, da je trenutna situacija kakor koli podobna trgu, na katerem lahko dogodkovna industrija dolgoročno cveti. Čakamo torej na boljše čase, vmes pa iznajdljivo delamo in pridno ustvarjamo,« pravi Anja Rebek, ustanoviteljica in direktorica Fabulatorija.

Članek je bil izvorno objavljen v tiskani reviji Marketing magazin, september 2021, #483. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si.

484

Naroči se na revijo MM in prihrani do 30%!

Intervju

moynihan
09. 10. 2021

Med številnimi uglednimi mednarodnimi govorci na festivalu kreativnosti Zlati boben bo…

Neuspeh se pogosto stigmatizira in redko slavi kot učna izkušnja. Posledično mnogi odrasli in otroci nimajo zdravega odnosa do neuspeha ali tveganja.

roman
08. 10. 2021

Ob tridesetletnici delovanja agencije Votan komunikacije smo se pogovarjali z njenim…

Filozofije, ki stoji že 30 let, tako kot ne menjaš konja, ki zmaguje, ne gre spreminjati. Pri nas je na prvem mestu kultura, tako v medčloveških kot…

škrabec 2
06. 10. 2021

»Če bi v Evropi za 10 % povečali delež na novo zgrajenih hiš iz lesa, bi količino CO2…

Prepričani smo, da lahko preko paviljona predstavimo tip lesene gradnje, ki vsebuje vsa trajnostna načela, se zmore prilagajati še tako zahtevnim…

Naši avtorji