Tudi na Zoomu ne smemo pozabiti na bonton

Osvojili smo nove tehnologije in tudi tisti, ki so pred tem prisegali na to, da morajo sestanki obvezno potekati v živo, so ugotovili, da se je možno vse dogovoriti tudi na daljavo. Po vsem tem času smo »zoomanja«, avdio- in videoklicev ter sestankov na daljavo že povsem navajeni, hkrati pa se je že izoblikoval tudi nekakšen bonton oz. etiketa poslovnih sestankov v digitalnem okolju. Preverili smo, kaj velja v teoriji, pa tudi, katerih načel »Zoom bontona« se držijo v nekaterih slovenskih podjetjih in ali sestanke na daljavo izvajajo tudi v času, ko ukrepi niso tako strogi.

Teorija je preprosta

Pravila, ki veljajo za spletne sestanke, so v resnici precej preprosta in se ne razlikujejo dosti od osnovnih pravil bontona. Med drugim velja:

• Na sestanek ne zamujamo. Pridružimo se mu nekaj minut prej, nato pa z ugasnjeno kamero in mikrofonom počakamo, da se začne.
• Kamera naj bo prižgana. Ko se sestanek začne, kamero prižgemo, saj tako pokažemo spoštovanje do vseh prisotnih, tisti, ki vodi sestanek, pa ima občutek, da ne govori »v prazno«.
• Mikrofon naj bo ugasnjen. Za razliko od kamere naj mikrofon ostane ugasnjen, da z zvoki iz svoje okolice ne motimo poteka sestanka. Ko se želimo vklopiti, to naredimo z »dvignjeno roko« in počakamo, da dobimo besedo.
• Sodelujte! Verjetno za sodelujoče ni prav prijetno, če vidijo, da eden od prisotnih z mislimi ni pri sestanku, ampak počne druge stvari – morda si med sestankom privošči malico, brska po telefonu ali kako drugače pokaže, da ga dogajanje ne zanima preveč.
• Izognite se motečim dejavnikom. Na potek sestanka se boste lažje osredotočili, če pred tem ugasnete vse odprte brskalnike, saj odprta okenca kar »kličejo« po tem, da vmes malce poklikate nanje in preverite, kaj se dogaja izven sestanka. Ugasnite tudi zvok na telefonu – med sestankom v živo ne bi brskali po njem ali odgovarjali na klice oz. SMS-e, zato tega ne počnite niti med spletnim sestankom.
• Umaknite se na samo. Če se le da, se med sestankom umaknite nekam na samo in zaprite vrata. Ne le, da boste vi bolj osredotočeni in vas ne bo motilo dogajanje v drugih prostorih, tudi sogovornikov ne zanima pogled na vašega psa, ki se preteguje na kavču, ne glede na to, kako ljubek je.

Pravila veljajo tudi za organizatorja sestanka

Če ste sami organizator in ne le udeleženec sestanka, morate upoštevati še nekaj dodatnih stvari. Prva je, da vabilo na sestanek pošljete pravočasno oz. vsaj nekaj dni prej. V vabilu udeležencem sporočite, kdaj jim boste poslali povezavo do sestanka, pa tudi osnovne informacije – dnevni red sestanka, do kdaj naj bi ta trajal in podobno. Če se morajo na kaj posebej pripraviti, jih opozorite tudi na to.

Približno uro pred sestankom pošljite povezavo, nekaj minut prej pa začnite sprejemati udeležence. Kot organizator morate biti pozorni na to, da zagotovite varnost podatkov vseh udeležencev; če boste sestanek snemali, jih na to ob začetku opozorite.

Ko se sestanek začne, je vloga organizatorja, da udeležence pozdravi, jim predstavi potek sestanka in predstavi tiste, ki se med seboj še ne poznajo. Udeležencem tudi povejte, kaj pričakujete od njih – če želite, da imajo kamere prižgane, jim to povejte, opozorite jih na možnost sodelovanja z dvignjeno roko ali zastavljanja vprašanj v okvirčku Q & A. Med sestankom bodite pozorni na to, ali želi kdo kaj povedati in jim v primernem trenutku dajte besedo. Kot gostitelj bodite samozavestni – če se vam zdi, da je tema sestanka zašla ali da se pogovori preveč vlečejo, jih lahko ustavite in usmerite v pravo smer. Ko se sestanek konča, se sodelujočim zahvalite za sodelovanje in se od njih poslovite, kot gostitelj pa se odklopite zadnji.

Kultura online sestankov se je že izoblikovala

Kakšna je praksa spletnih sestankov, smo preverili pri petih sogovornicah iz večjih slovenskih podjetjih. Po besedah Manje Gradišek, namestnice direktorja NLB Komuniciranja, »zoomanje« oziroma »teamsovanje« v NLB ni bilo nekaj novega. So namreč mednarodno podjetje z ekipami na šestih trgih v regiji, kar pomeni, da so bili online sestanki del njihovega delovnika že veliko pred neslutenim razmahom, ki ga je prinesla epidemija. »Je pa res, da jih je zdaj bistveno več, da so postali stalna praksa za vse zaposlene ter da smo v online izvedbo prenesli tudi marsikatero delavnico in dogodek, ki bi sicer potekal v živo,« pravi.

Z razmahom in prakso se je v NLB izoblikovala tudi posebna kultura online sestankov. Tako se, preden skličejo sestanek, vedno vprašajo, ali je sploh nujen ali pa morda povsem odveč. Ugotovili so namreč, da lahko marsikaj rešijo tudi z nekajminutnim pogovorom ena na ena. ​Držijo se pravila, da na sestanek povabijo samo aktivne sodelujoče. »Če mora nekdo informacije ali zaključke s sestanka dobiti v vednost, za to zadoščata e-pošta ali prezentacija, nobene potrebe pa ni, da mu zasedemo urnik. Kratek scenosled je že del vabila na sestanek. V njem tako vedno zapišemo, zakaj smo sestanek sklicali, kaj je pričakovan izplen, kako naj se udeleženci pripravijo in podobno,« pove.  

Manja Gradišek, namestnica direktorja NLB Komuniciranja, pravi, da so se na digitalne sestanke v NLB Skupini že dodobra navadili. Še več, pri njih so vztrajali tudi v času, ko zdravstvene razmere niso bile tako zaostrene. »Pa tudi sicer bodo, kot vidimo, še kar lep čas ostali z nami – morda celo za vedno, saj se vse več zaposlenih odloča za delo od doma,« pravi. 

Kljub učinkovitosti ne odtehtajo vedno srečanj v živo

Naslednje pravilo, ki ga upoštevajo, je, da je točnost lepa čednost: »Na sestanek se tako priključimo pravočasno in zamudnikov ne čakamo več kot minuto ali dve. Dejstvo je tudi, da je kamera nova realnost in jo imamo na sestankih vedno vključeno, razen če odpove tehnika. Za mikrofon pa velja, da je izklopljen, kadar ne govorimo. Morebitna vprašanja ali komentarje zapisujemo v klepet ali 'dvignemo roko', nikakor pa govorca ne prekinjamo tako, da mu skačemo v besedo. Reakcije, kot sta like ali aplavz, seveda spodbujamo. Organizator sestanka skrbi za rdečo nit in to, da ne presežemo predvidenega časa, po zaključku pa pripravi tudi kratek povzetek,« pripoveduje Manja Gradišek. Doda, da so ugotovili, da znajo biti online sestanki zelo učinkoviti, žal pa ne morejo odtehtati srečanj v živo: »Odpiranje daril, ki jih je prinesel skrivni Božiček, preko zaslona računalniške kamere že ni tista pristna izkušnja, ki smo se je v NLB Komuniciranju veselili vsak december do lanskega leta. Se pa že zdaj veselimo časa, ko bo to spet mogoče.«

»Razvili smo kulturo medsebojnega spoštovanja«

Tudi v Telekomu Slovenije je uporaba digitalnih orodij redna praksa, ki ima korenine še iz obdobja pred epidemijo, je pa epidemija z množičnim delom na daljavo uporabo MS Teamsov, Zooma, Webexa in drugih orodij še pospešila. Kmalu po tem, ko so prešli na delo na daljavo, so za zaposlene pripravili kratka priporočila za učinkovito komunikacijo in organizacijo srečanj preko digitalnih orodij, zdaj pa pravijo, da so že pravi strokovnjaki na tem področju.

»Za komunikacijo preko Teamsov, ki je naše primarno orodje, imamo na voljo tudi različna ozadja, ki jih sproti osvežujemo glede na naše oglaševalske akcije in sporočila. Ob začetku srečanja je vedno prav lepo videti, da zaposleni ta ozadja s ponosom uporabljamo. Z daljšo uporabo Teamsov smo tudi v digitalnem svetu razvili kulturo medsebojnega spoštovanja. Če nas je prisotnih več, smo se navadili, da se k besedi priglasimo z uporabo ikone za dvig roke, in če odidemo s srečanja pred njegovim zaključkom, to praviloma lepo napišemo v pogovorno okence. Predvsem pa je veliko manj opozarjanja 'izklopi mikrofon' ali 'prižgi mikrofon', kot ga je bilo pred enim letom,« pravi mag. Andreja Lenart, direktorica centralnega marketinga Telekoma Slovenije.

Po besedah mag. Andreje Lenart, direktorice centralnega marketinga Telekoma Slovenije, komunikacija preko Teamsov ni v celoti ugasnila niti v obdobju, ko so bili vsi skupaj na delovnih mestih v pisarnah, tako da se bo gotovo obdržala tudi po tem, ko se bomo vrnili v »normalo«. »Čeprav se razveselimo srečanj s sodelavci, je dejstvo, da nam digitalna orodja lahko marsikdaj prihranijo čas in kakšno pot. In še vedno nas v dobro voljo spravi, če na spletnem srečanju 'spoznamo' še kakšnega hišnega ljubljenčka,« pove z nasmehom.

Etika poslovnih sestankov se je izoblikovala kar sama

Atlantic Grupa je prav tako eno od tistih podjetij, kjer so imeli že v predcovidnem obdobju s pametnimi videosobami na vseh lokacijah in komunikacijskimi platformami na osebnih računalnikih možnost sestankovanja na daljavo, čeprav so se raje videvali v živo. »Seveda si tudi mi nismo mislili, da bo to kdaj postala stalna praksa, ko pa je, je bilo toliko drugih prednostnih ukrepov in nalog, da so se morala pravila oziroma etika poslovnih sestankov izoblikovati kar sama,« pravi Nataša Bazjak Cristini, regionalna direktorica človeških potencialov in kulture.

Med nenapisanimi pravili omeni naslednja: »Sestanke organiziramo samo med delovnim časom in vedno dovolj zgodaj pošljemo vabilo na sestanek. Še pred tem se načeloma uskladi termin s koledarji vabljenih, zato zaposlene spodbujamo, da v svoje koledarje vnašajo tudi odmor za kosilo, razgibavanje in podobno. Opažamo, da imajo sogovorniki raje izklopljene kamere, a jih vsaj na začetku povabimo tudi k videostiku, da se tudi vidimo, potem pa se tako ali tako običajno delijo vsebine zaslona s tematiko sestanka. Zaznali smo tudi, da se je v digitalnem okolju 'akademska četrt' skrajšala na tri minute, kar je dobro.«

Nataša Bazjak Cristini, regionalna direktorica človeških potencialov in kulture v Atlantic Grupi, kot pozitivno plat digitalnega okolja izpostavlja dejstvo, da se je »akademska četrt« skrajšala na tri minute.

Varnost je na prvem mestu

Tanja Subotić Levanič, direktorica korporativnih odnosov v Pivovarni Laško Union (PLU), pravi, da so v zadnjih letih zgradili močno organizacijsko kulturo »safety first«, ki temelji na odgovornosti in skrbi za zdravje in varnost posameznika, ekipe in družbe kot celote. Na tej osnovi gradijo tudi etiketo dela, sodelovanja in sestankov na daljavo v času krize covid-19. »Nenehno spremljamo hitro spreminjajočo se situacijo in ji fleksibilno, agilno prilagajamo tudi svoje delovne procese, kjer je to zaradi narave dela mogoče. Sestanki večinoma še vedno potekajo na daljavo preko MS Teamsov. Na delovnih mestih, kjer je delo na daljavo ustrezno samo deloma, pa vse več sodelujemo hibridno. Del ekipe je v pisarnah PLU, del v domačih pisarnah, del sodelavcev pa je vezan na delo v proizvodnji, kjer delo od doma ni mogoče in je zato še toliko bolj pomembno upoštevanje vseh preventivnih ukrepov, da aktivnosti tečejo nemoteno. Številna izobraževanja in usposabljanja zaposlenih smo že prej izvajali s pomočjo spletnih rešitev, tako delujemo tudi danes,« pravi. Povsem enako kot interna srečanja potekajo tudi njihovi poslovni sestanki. Še vedno jih večji del izvajajo preko MS Teams, po potrebi pa tudi v živo ob upoštevanju vseh veljavnih varovalnih ukrepov.

Tanja Subotić Levanič, direktorica korporativnih odnosov v Pivovarni Laško Union (PLU), pravi, da so v raziskavi, ki so jo izvedli po enem letu dela v »koronskih« razmerah, sodelavci povedali, da so dobro opremljeni in usposobljeni za delo v novih razmerah in situacijah ter da imajo vse potrebne informacije, da sodelovanje poteka nemoteno. Seveda pa pogrešajo druženje v živo.

»Na komunikacijo na daljavo so se zaposleni že navadili«

V Skupini Triglav so redno komunikacijo med sodelavci, interne sestanke in druga srečanja prilagodili dejstvu, da zaposleni, pri katerih narava dela omogoča delo na daljavo in si takšnega dela tudi želijo, dvakrat tedensko delajo od doma. »Ko epidemične razmere in prisotnost sodelavcev v pisarni to omogočajo, zaposleni še vedno sestankujejo v živo, a so se tudi na komunikacijo na daljavo že navadili. Ta je pogosta tudi tedaj, ko vladni odloki in odločitve stroke z namenom preprečevanja širjenja koronavirusa osebnih stikov izrecno ne prepovedujejo. Tudi eksterna komunikacija pogosteje kot pred epidemijo poteka virtualno, preko različnih komunikacijskih kanalov,« pravi Metoda Debeljak, direktorica službe za razvoj in izobraževanje v Zavarovalnici Triglav.

»Za soočanje z razmerami, v katerih smo se znašli zaradi epidemije, smo sodelavcem ponudili številne izobraževalne vsebine, tudi na temo delovanja in sodelovanja na daljavo, nasvete za upravljanje virtualnih sestankov, spletnega bontona ipd.,« pravi Metoda Debeljak, direktorica službe za razvoj in izobraževanje v Zavarovalnici Triglav.

Članek je bil izvorno objavljen v tiskani reviji Marketing magazin, januar-februar 2022, #487-488. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si.