Nova realnost novinarskih konferenc

V zadnjem mesecu smo se novinarji MM-a udeležili dveh spletnih dogodkov – enega je organiziral Telemach, drugega pa Planet TV. Oba organizatorja sta se odločila za novinarsko konferenco preko aplikacije Zoom, pri čemer s(m)o v primeru Planet TV novinarji spremljali pogovor ekipe oddaje »Kdo si ti? Zvezde pod masko« v studiu. »Za Planet TV je bila to prva novinarska konferenca v takšni obliki. Vso organizacijo smo v celoti izvedli sami in s produkcijskega in organizacijskega vidika nam izvedba ni predstavljala prevelikega izziva. Lotili smo se je na podoben način kot večine televizijskih oddaj. Prav v ta namen smo preoblikovali studio, v katerem sicer oddajamo informativni program. Kot pri vsaki oddaji smo imeli tudi tu podporo v ozadju, tako režije kot tehnične ekipe. Sreča v tej nesrečni situaciji je, da imamo kot televizija kar nekaj izkušenj s tovrstnim delom. Največji izziv je bil zagotoviti varnost udeležencev konference, kar smo uredili s testiranjem pred dogodkom,« je priprave na dogodek opisala Sandra Ezgeta, sodelavka v marketingu Planet TV.

Spletna novinarska konferenca za oddajo »Kdo si ti? Zvezde pod masko« je bila v izvedbi Planet TV prva v takšni obliki, pravijo pa, da se vedno trudijo biti inovativni in drugačni. »V preteklosti smo novinarje vabili kar na prizorišče snemanja serij in oddaj, na klasičnih konferencah pa so bili vedno prisotni prepoznavni obrazi s televizije,« pravi Sandra Ezgeta, sodelavka v marketingu Planet TV.

Manj časa za organizacijo, nižji stroški

Pri Telemachu so se projekta lotili v sodelovanju z njihovo zunanjo agencijo za odnose z javnostmi, ki jim je tudi v »predkoronskem« času pomagala pri organizaciji srečanj z novinarji. »Tokrat ni bilo nič drugače, nismo pa potrebovali nobene posebne pomoči s tehničnega vidika, saj aplikacijo od prvega zaprtja lani marca uporabljamo dnevno,« pravi Greta Ravnikar, vodja korporativnega komuniciranja in odnosov z javnostmi v Telemachu. Dodaja, da so za samo organizacijo spletnega dogodka potrebovali manj časa, kot če bi bil dogodek v živo, medtem ko so za pripravo predstavitve in govornika potrebovali enako časa. Kot eno od prednosti tovrstnih dogodkov Ravnikarjeva navaja, da pri organizaciji spletnih konferenc ni stroškov najema prostora in morebitne pogostitve.

»Čeprav bi morda sklepali, da bi bilo novinarjev na spletnih konferencah več, saj vzamejo manj časa, pa je po naših izkušnjah udeležba kar podobna klasičnim,« pravi Greta Ravnikar, vodja korporativnega komuniciranja in odnosov z javnostmi v Telemachu.

Foto: Žiga Intihar 

Spletne novinarske konference kot poseben blagoslov

Po izkušnjah z organizacijo spletnih novinarskih konferenc smo povprašali tudi nekaj komunikatorjev. Ena od prvih, ki se je lotila organizacije prilagojenih dogodkov, je Andreja Jernejčič, ki pravi, da so prvega izvedli že tri dni pred prvo razglasitvijo epidemije. »Stanje že takrat ni bilo 'normalno' in morali smo že upoštevati prve ukrepe. Kljub temu je dogodek potekal še z dokaj varnim občutkom med posamezniki, virus se je takrat namreč šele dobro pojavil,« se spominja časa izpred približno enega leta.

Svojevrsten izziv za agencijo Lin&Nil je bila tudi novinarska konferenca v lanskem aprilu, ki so jo izvedli na prostem, seveda ob upoštevanju vseh ukrepov. »Ta srečanja so dala kar nekaj vpogledov in naslednje konference so bile lažje. Septembra 2020, ko se je začel nov val, smo morali eno od novinarskih srečanj urediti dobesedno čez noč. Organizirali smo ga kar v dvorani na Gospodarski zbornici Slovenije, kjer je po navadi lahko 100 oseb. Med novinarji sta bila na vsaki strani dva metra prostora, poseben izziv pa je bil pripraviti tudi dovolj velik sredinski prostor za fotografe, pri čemer smo morali paziti, da se upošteva varnostno razdaljo. Poskrbeli smo tudi za prezračevanje, vsakemu govorcu smo dali svoj mikrofon, za popotnico pa kifeljček za s seboj. Novinarje smo na seznam prisotnosti vpisovali sami, da se niso vsi dotikali istega pisala,« Andreja Jernejčič našteva ukrepe, ki so jih doslej že povsem usvojili.

Pravi, da so bile zanje novinarske konference v zadnjem letu prijeten izziv. »Zanimivo je, da so se novinarji včasih pritoževali nad konferencami, zadnje čase pa jih obiščejo z veseljem. Predstavljajo jim je pravi 'blagoslov' in veselje, da lahko gredo na teren, ker je to po nekaj mesecih prevladujočega sedenja za računalnikom ali delom od doma, prav poživljujoča sprememba,« še pove in doda, da tovrstnih dogodkov sicer ni bilo veliko.

Andreja Jernejčič pravi, da zagovarja srečanja v živo, saj posameznik na njih pridobi več informacij. »Poleg tega se čuti energija in lepo se je tudi srečati,« je prepričana.

Novinarskih konferenc je manj, kot jih je bilo

Barbara Žejn, direktorica projektov na Graylingu, pravi, da že nekaj časa opažajo, da se število novinarskih konferenc zmanjšuje. »Po epidemiji se je njihovo število še dodatno zmanjšalo. Spletne dogodke so tako predstavniki medijev kot predstavniki naročnikov sicer dobro sprejeli, a nikakor ne morejo nadomestiti dogodkov v živo,« je prepričana. Podobno ugotavlja tudi Irena Pavčič iz agencije za komuniciranje IPPR. Pravi, da je bilo pri njihovih stalnih naročnikih novinarskih konferenc v zadnjem letu bistveno manj – tudi zato, ker je pri odnosih z mediji pomemben stik v živo. »Prav tako so odpadli določeni dogodki, na katere so bile vezane novinarske konference. Tudi povpraševanja za to storitev s strani zunanjih partnerjev smo v zadnjem letu prejeli manj kot sicer. Izjema so partnerji s tujih trgov, kjer smo večino storitev, vključno z novinarskimi dogodki, že prej opravljali preko spleta,« pravi.

Manj novinarskih konferenc kot pred epidemijo opažajo tudi v agenciji GIG, kjer pravijo, da je kar nekaj naročnikov, ki medijem pošljejo le izjavo za javnost. Se pa trend po njihovem mnenju izboljšuje in s podaljševanjem epidemiološkega stanja se tudi miselnost ljudi spreminja. »Tudi tisti, ki so bili prej proti, začenjajo 'migati' na tem področju in zdi se, da se število spletnih novinarskih konferenc počasi vendarle povečuje. Za tiste, ki jih izvajamo že od začetka epidemije, pa moram reči, da so zelo dobro izvedene in sprejete s strani udeležencev,« pravi Nuša Jezeršek, vodja projektov v agenciji GIG.

Odzivi so pozitivni

Vse tri sogovornice se strinjajo, da so odzivi, ki jih po takšnih dogodkih dobijo od novinarjev, dobri, »še posebej če ima dogodek dobro zgodbo in je zasnovan ter načrtovan s pridihom kreativnosti,« kot pove Barbara Žejn.

Irena Pavčič kot eno od možnih težav, ki motijo novinarje, izpostavi tehnične težave, saj so orodja za izvedbo spletnih novinarskih konferenc pri različnih naročnikih različna in pogosto komu kaj ni delalo, razen tega pa je po njihovih izkušnjah vse potekalo dobro. Med pozitivnimi platmi Nuša Jezeršek omeni prihranek časa, saj lahko novinarji tiskovno konferenco poslušajo iz (domače) pisarne in se na ta način lahko udeležijo tudi več dogodkov dnevno. »Konferenc jim tudi ni potrebno snemati, saj je posnetek po navadi na voljo na spletu še isti dan po dogodku. Po tovrstni konferenci se lahko s ključnimi novinarji dogovorimo še za nadaljnje telefonske razgovore in ekskluzivne vsebine. Je pa dobro sproti obnavljati elektronske naslove udeležencev in si zagotoviti od vsakega soglasje za nadaljnje komuniciranje o drugih vsebinah,« še doda.

Tudi novinarske konference čaka »nova prihodnost«

Odločitev, ali organizirati spletno novinarsko konferenco ali dogodek vseeno raje prestaviti na čas, ko bodo razmere bolj »normalne« in namesto tega poslati sporočilo za javnost, sprejemajo naročniki sami, v agencijah pa pravijo, da jim pri tem svetujejo. »Prestaviti dogodek v upanju, da bo kmalu spet vse 'normalno', ni vedno rešitev. V večini držav nihče pravzaprav ne ve, kdaj se bomo lahko ponovno vrnili v 'normalo'. Poleg novinarskih konferenc so tukaj še druga komunikacijska orodja, ki so prav tako, ob pravi izbiri, lahko zelo učinkovita. Zato odvisno od teme in sektorja, v katerem naročnik posluje, skupaj ocenimo, kateri način predstavitve bo prinesel najboljše rezultate,« pravi Barbara Žejn.

Barbara Žejn, direktorica projektov na Graylingu, opaža, da se predstavniki življenjsko-stilnih in tehničnih medijev pogosteje in v večjem številu odzovejo povabilu na spletni novinarski dogodek, medtem ko se novinarji dnevnih medijev na vabila odzovejo redkeje in v manjšem številu.

Irena Pavčič se strinja, da je tudi v njihovem primeru to odvisno od primera do primera, saj se v določenih primerih novinarske konference ne da kar prestaviti ali odpovedati. »Je pa dejstvo, da smo najpogosteje poslali kar sporočilo za javnost,« pove.

Nuša Jezeršek pa je mnenja, da ob pospešenem porastu digitalizacije čaka tudi novinarske konference »nova prihodnost«, ki jo je epidemija le nekoliko pospešila. Meni, da se bo marsikateri naročnik tudi ko bodo razmere zopet »normalne«, raje odločil za spletno novinarsko konferenco, zato v agenciji GIG podpirajo takšen način komunikacije in svoje naročnike spodbujajo ter jim pomagajo, da jim takšen način »zleze pod kožo«.

V agenciji GIG opažajo, da je udeležba na spletnih dogodkih večja. »Privabimo več udeležencev, tudi tiste iz bolj oddaljenih krajev, ki se sicer običajne konference ne bi udeležili. Tudi pri seznamu povabljenih imamo zdaj bolj proste roke, lahko jih povabimo več. Če gre hkrati za predstavitev izdelka, dogodka ali projekta, poleg novinarjev in urednikov vabimo tudi poslovne partnerje, pa tudi vplivne osebe z družbenih omrežij,« pravi Nuša Jezeršek.

Prednosti in slabosti

Sogovornice so prepričane, da imajo spletni dogodki tako pozitivne kot negativne plati. Žejnova pravi, da zdaj nedvomno manj časa namenijo iskanju ustrezne lokacije in usklajevanju s ponudniki storitev za catering. »Je pa res, da več časa potrošimo za tehnične priprave in popolnost celovite dramaturgije dogodka. Ljudje redko zapustijo dogodek v živo, zdaj pa bo,  če dogodek ne poteka tehnično brezhibno, udeleženec spletni dogodek enostavno in popolnoma neopazno zapustil,« pravi. To izpostavi tudi Nuša Jezeršek, ki se strinja, da udeležence na spletu hitreje izgubijo.

Poleg tega se ji zdi, da priprave na spletno konferenco včasih vzamejo celo več časa kot pri dogodku v živo. »Zdaj sicer vse lahko uredimo na enem mestu in tu prihranimo nekaj časa. Po drugi strani pa je več dela s pripravo tehničnega dela, z iskanjem primernega moderatorja, ki bo ohranjal pozornost gostov ... Pazimo tudi, da so spletne konference krajše od običajnih, zato moramo vse potrebne informacije v tem času 'servirati na pladnju',« pravi Jezerškova. Kot sklene Irena Pavčič, je v primeru spletnih dogodkov načeloma priprav manj, se je pa treba toliko bolj potruditi, da si na zaslonih izviren.

»Spletne novinarske konference so novinarji in naročniki sprejeli, saj ni bilo druge izbire. Marsikdo pa jih bo spet delal v živo takoj, ko bo mogoče,« je prepričana Irena Pavčič iz agencije za komuniciranje IPPR.