Z novimi tehnologijami tudi poslovni dogodki dobivajo nov pomen

S pravilno organizacijo dogodkov lahko podjetja okrepijo svojo prepoznavnost, utrdijo blagovno znamko, povečajo prisotnost na trgu in ustvarijo nadaljnje poslovne priložnosti.

Pri kreativni zasnovi poslovnega dogodka se morajo organizatorji vprašati, zakaj in kako bo njihov dogodek drugačen od preostalih, kako pritegniti pozornost ciljnega občinstva in kako si s pomočjo poslovnega dogodka povečati ugled. Jasno je, da je pred začetkom dogodka nujno opredeliti cilje organizacije, izbrati temu primeren koncept, temo, lokacijo in način promocije. Vse bolj v ospredje prihaja tudi načrtovanje doživetij, ki ustvarijo nepozabne spomine. Največji izziv, ki obiskovalcem prinaša zadovoljstvo, je po raziskavi Kongresni barometer sodeč vpeljava novih tehnologij. »Očaranost nad uporabljeno tehnologijo na odru je hipna, blagovno znamko, ki je uporabila to tehnologijo, pa si obiskovalci zapomnijo za dolgo časa. Na dogodkih gre predvsem za izkustveno kakovost,« pravi Gorazd Čad, soustanovitelj Convente in direktor Toleranca marketinga.

Sreča je na strani tistih, ki so pripravljeni na vse možne scenarije

Z njim se strinjajo tudi v Agenciji 101. »Organizacija poslovnih dogodkov je izvrstna priložnost za blagovne znamke, da s svojimi poslovnimi partnerji in vzpostavijo močno čustveno vez. Čustva pa morajo biti pozitivna,« pravijo v agenciji, kjer so družbi JTI konec preteklega leta pomagali pri kreativni zasnovi poslovanega dogodka za trgovske partnerje. »Potrebno je ponuditi več od pričakovanj, ki jih s seboj na dogodek prinesejo udeleženci. Pri tem je sicer potreben kanček sreče, a v Agenciji 101 vedno pravimo, da je sreča na strani tistih, ki se pripravijo na vse možne scenarije.«

Agencija 101 se je do zdaj že zelo dobro pozicionirala tudi na področju kreativnih rešitev za dogodke, zato vedo, da so pričakovanja obiskovalcev vse višja, tudi na področju tehnološko naprednih rešitev na samem mestu dogodka. »Te so zelo dobrodošle, a vendarle morajo biti smiselno implementirane in izpeljane na vrhunski ravni.«

Kako pokazati poslovnim parnerjem, da jih cenimo?

Po besedah Daniela Gregoriča, organizatorja dogodka Event, kot so ga poimenovali, je bil omenjeni korporativni dogodek namenjen trgovskim partnerjem, ki so jim želeli pokazati, da jih cenijo. Ko so se v organizacijski ekipi pogovarjali, kako bodo to dosegli, so ugotovili, da jim želijo ponuditi nekaj, kar v Sloveniji še ni bilo videno, poleg tega pa prikazati, da zelo spoštujejo njihove individualne odločitve, želje in okuse. »Z dovršenim cateringom ter edinstvenim glasbenim in strateškim aktivacijskim programom smo pokazali, da je okus vsakega poslovnega partnerja prioriteta podjetja JTI. »Posluževali smo se različnih prijemov. Poleg ekskluzivnega in raznovrstnega  glasbenega programa, vrhunskega cateringa, znanih voditeljev in zanimivih govorov smo popestrili dogajanje z različnimi aktivnostmi, največji vtis na obiskovalce pa sta naredila hologramski tehnološki presežek ter možnost individualne in skupne komunikacije obiskovalcev z dogajanjem na prizorišču.«

Nikoli prej videne tehnološko podprte aktivacije

Na dogodku so imeli prenos v živo z dvema znanima voditeljema, Juretom Godlerjem in Taro Zupančič, kar je bil, kot pravijo v Agenciji 101, svojevrsten produkcijski izziv. Tu pa so se pozitivni izzivi šele začeli. »Obiskovalce so zagotovo najbolj navdušile različne tehnološko obarvane aktivacije. S fotoaktivacijo so lahko instantno pošiljali svoje fotografije na veliki zaslon; z gibanjem rok so ustvarjali posebno interaktivno 3D-animacijo, na licu mesta so si lahko v predstavljeni izdelek vgravirali ime, natisnili edinstvene dizajne na oblačila, prav tako smo jim ponudili številne videoprojekcije na velikih zaslonih in prenos v živo z odra, na katerem so blesteli voditelj Jurij Zrnec in strokovni govorci. Obiskovalci pa so že na vhodu v največjo dvorano Gospodarskega razstavišča prejeli posebne zapestnice, ki jih poganja NFC-tehnologija. To običajno poznamo preko izkušnje s pametnimi telefoni, kot je plačevanje s telefonom na terminalu, mi pa smo tehnologijo izkoristili za poenostavljeno logistiko, saj smo morali na vhodu hitro identificirati približno 1.500 udeležencev. Z NFC-zapestnicami so se identificirali tudi na prej omenjenih aktivacijah. Dodatek pa ni bil le funkcionalen, temveč tudi lep. Zapestnice so spreminjale barve in tako so obiskovalci dajali dogodku presonaliziran svetloben efekt,« navajajo. Kot dodaja Daniel Gregorič, je bil hologram oziroma 3D-projekcija izbranih izdelkov nekaj najbolj spektakularnega, kar so lahko doživeli udeleženci dogodka v Sloveniji: »Dogodek je bil s tehnološke plati izjemno pester in je terjal dobro usklajenost vseh izvajalcev.«

Po besedah organizatorjev dogodka je bil izziv ne le produkcijske, temveč tudi tehnološke in logistične narave, saj so projekcija in druge tehnološke aktivacije zahtevale ogromno opreme in različne ekipe, ki so skrbele za izpeljavo vseh aktivacij in celotne vizualno-zvočne kulise. Potrebno je bilo uskladiti več kot 50-člansko ekipo in spretno ter jasno komunicirati z vsemi izvajalci med dogodkom.

Gregorič potrjuje, da so bile priprave na dogodek intenzivne, a trdo delo se je izplačalo, ker so bili vtisi udeležencev neverjetno dobri: »Korporativne družbe pri uveljavljanju svoje blagovne znamke in promociji svojih izdelkov vedno bolj stremijo k zanimivim in inovativnim pristopom, saj se tako obiskovalci počutijo še bolj vredne, pomembne in zaželene, zaradi tega pa so tudi bolj sproščeni in povezani z blagovno znamko.«

Iluzija, ki je navdušila obiskovalce

Organizator je kot presežek poslovnega dogodka izpostavil edinstveno hologramsko predstavitev izdelka na način, ki v Sloveniji še ni bil viden in pri izvedbi so jim zato priskočili na pomoč strokovnjaki iz Mehike. »Tehnična in animacijska zahtevnost hologramske predstavitve je s pomočjo mehiške ekipe strokovnjakov, ki imajo dologletne izkušnje s tovrstnimi predstavitvami, dosegla svoj namen in blišč. Ta projekcija je bila nekaj posebnega ne le zaradi njene redke pojavnosti pri nas, temveč tudi zato, ker je način, na katerega smo se je lotili, zelo redek – to je vhodna hologramska projekcija na meglo,« pojasnjujejo v Agenciji 101.

Kot dodajajo, izkušena mehiška ekipa strokovnjakov dela za svetovno znane znamke, zato v uspeh projekcije, ki je bila izvedena na dve različni vrsti zaslonov na skupno preko 300 kvadratnih metrih LED-zaslonov, niso dvomili. »Ustvarili smo iluzijo izdelka v globini, kar je gledalcu dalo vtis, da izdelek tridimenzionalno lebdi v zraku oziroma celo leti nad udeleženci. Na izkušnjo so vplivali tudi ogromni zasloni in glasbena podlaga, ki je obdajala obiskovalce z vseh strani. Na ta način je dvominutno ekskluzivno doživetje in tehnološko dovršena predstavitev izdelka zasijala še v bolj ekstravagantni luči,« so o privlačnosti dogodka JTI še povedali v Agenciji 101.

Članek je bil izvorno objavljen v tiskani reviji Marketing magazin, december 2023, #513. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si.