S svinčnikom v stegno, da bo hitreje minilo

Tokrat se posveča sestankovanju, fenomenu, ki v sodobnem delovnem okolju pogosto zmanjšuje produktivnost in krade dragoceni čas.

»Je morda še kakšno vprašanje glede predstavljenega projekta?« je v zaključek dvournega virtualnega sestanka zadonelo moje vprašanje v eter, kjer je svojo sramežljivo prisotnost gojilo več nemo prisotnih z izklopljeno kamero. Grobna tišina – deset sekund po uri, večnost po občutku. Opogumljeni ženski glas doda: »Mislim, da bo Gregor nekaj vprašal.« Še daljša tišina. Isti pojem damske prodornosti učinkovito pokonča vse upe po koristnosti srečanja in pusto doda: »Aha, vidim, da Gregorja ni več. Hvala. Nasvidenje.«

Epidemija korporativnih ritualov, ki morijo produktivnost

Ljudje nismo roboti. Pričakovati, da bo vsaka preživeta minuta na delovnem mestu pojem Taylorjevske učinkovitosti (ameriški inženir Frederick Winslow Taylor je postavil temelje znanstvenega menedžmenta, saj je želel povečati industrijsko učinkovitost, op. ur.), je utopično. A bolj neusmiljene in predrzne kraje časa kot na sestanku iz uvoda – v dobrih dvajsetih letih delovne dobe – še nisem doživel. Zato me je posebej dotolklo spoznano dejstvo ob raziskovanju za pričujoči prispevek, da nikoli v zgodovini dela še nismo preživeli toliko časa na sestankih. Medtem ko so se ti s pomočjo novih tehnologij (in zares spodbudno brco epidemije covida-19) v zadnjih letih preobrazili v nekakšno zlitino virtualnih in fizičnih srečanj, pa hkrati soustvarjajo epidemijo korporativnih ritualov, ki morijo produktivnost, spodkopavajo stabilnost zaposlenih, režejo tržno vrednost podjetja in vsem kradejo edini vir, ki ga je nemogoče ustvariti več: čas.

Starorimski filozof Seneka (mlajši) je imel veliko povedati o času in kako neotesano se ljudje vedemo do te največje življenjske dragocenosti: »Ne gre za to, da imamo malo časa, temveč, da ga večino potratimo … Tako je torej – življenje, ki ga prejmemo, ni kratko, takega naredimo mi, ni, da ga manjka, le mi smo potratni.« In to od človeka, ki ga veselo citiramo še dva tisoč let po njegovi smrti in je bil pri 69-ih letih (visoka starost za tiste čase) obsojen na samomor. Kar je, sumim, tudi ena od idej, s katero se vsaj sem ter tja kdo poigra tudi med sestanki. Raziskava med Francozi o tem, kako so psihosocialni dejavniki na delovnem mestu povezani s samomorilnimi mislimi (ja, med istimi Francozi, ki so izumili joie de vivre), je potrdila moje sume, saj avtorji ugotavljajo, da te mračne misli prevzamejo nekje 3,5 odstotka zaposlenih in da so med drugim lahko povezane tudi s pomanjkanjem pomena na delovnem mestu.

Umor storilnosti, sodelovanja in dobre volje

Na individualni stopnji se problem sestankov najpogosteje izrazi v tem, da imamo teh preprosto preveč, zato ni čudno, da hitro začnejo neusmiljeno zajedati v naš osebni čas, ki naj bi bil sicer namenjen temu, za kar smo dejansko plačani – da nekaj postorimo, raziščemo, razmislimo ali ustvarimo. Zgovorni signal, kako tu grešimo, je zagotovo slika, ki jo kaže povprečni koledar, ki je v želji po ustvarjanju reda in organiziranosti nemalokrat videti kot zastava ponosa. V teh strogo kompresiranih blokih časa (predvsem pa med njimi – če ga sploh kaj ostane) nam pogosto strmoglavi produktivnost, hkrati pa izgubimo svete trenutke za pridobivanje znanja in  gradnjo odnosov, tako internih kot tudi eksternih. Problem pridobi še posebej bizarno obliko pri vseh, katerih posel ima komercialni značaj, saj jih sestankovalno posedanje s svojimi kolegi in kolegicami, ki jim – po definiciji – ne morejo prodati ničesar, močno prizadene.

Ubijanje časa s sestanki je seveda tudi elitno dovršena dejavnost z izrazitimi

kolektivnimi učinki, z vsem znano simptomatiko. Sestanek pogosto nima vnaprej določene teme (ali pa je ta opredeljena ohlapno – na ravni vse-in-nič-pomenske zveze »potrebne aktivnosti 2023«), zato se vse skupaj že začne kot popoldansko srečanje ljubiteljev vrtnarjenja, kjer v enem kotu sobe dva sodelavca delita izkušnje o izjemnosti svojih orhidej, na drugi pa si druga dva zavistno kažeta slike sosedovega rododendrona. Pomanjkanje opredeljene teme oz. usmeritev je pogosto obteženo s številom udeležencev, ki presega obseg nogometnega moštva. Ker neobstoječim ciljem ne moreš postaviti roka izvedbe in med preveč prisotnimi izbrati odgovorne osebe za njihovo uresničitev, se ta tekma po navadi konča – kot najbolj bedne nogometne tekme – brez zadetka. Pri samem vrhu neučinkovitosti pa se zgoraj opisani obliki združita in škodo povzročata vsepovprek. Ko je sestankov preveč, so neustrezno časovno zastavljeni in za nameček še katastrofalno vodeni, dobimo recept za hladnokrvni umor storilnosti, volje po sodelovanju in počutja vseh prisotnih.

Več, dlje in z zamudo

Ko si otrok in vneto sanjaš o tem, kakšno sanjsko karierno pot si boš izbral v življenju, ti nihče ne pove, da boš kakšno tretjino svojega službenega časa preživel na sestankih. Še več; po navedbah Harvard Business Review se trajanje in frekvenca sestankov zadnjih 50 let stalno povečujeta. Konkretno naj bi na neproduktivnih sestankih v povprečju zaposleni preživeli do 31 ur mesečno – večji del enega delovnega tedna! Seveda, če jim na te sploh uspe priti. Ritual usklajevanja sestankov in iskanje pravega prostora je pogosto produktivnostni blef, še posebej, če se pojavi med tistimi, ki na sestanek sploh niso vabljeni. Živimo v času, ko ima povprečni posameznik uro na telefonu, kakšni dve v avtu in eno – tista je menda celo pametna – na roki. Zato ni bolj zgovornega sporočila o zaznani pomembnosti in bodoči uspešnosti sestanka, kot zamujanje nanj, še posebej, ko zamudi oseba, ki je sestanek sklicala. Povprečna zamuda med zaposlenimi (globalno, med panogami) je menda 10 minut in 40 sekund, ta pa po hierarhiji navzgor naraste na 15 minut in 42 sekund na posamezen sestanek – skoraj 6 dni v letu (Ovum, 2014).

Sestanek odpade, narod je srečen

Eden od prijetnejših občutkov za veliko ljudi v različnih pisarnah po planetu se zato pripeti, ko jih preseneti informacija, da določen sestanek odpade. To ni presenetljivo, saj ogromno ljudi na sestankih resnično trpi. V raziskavi o sestankih, ki jo je Harvard Business Review opravil v predcovidnem letu 2017 in nosi zgovoren naslov Stop the meeting madness (Ustavite norost sestankovanja), tako najdemo primer zaposlenega, ki se je med izrazito morečim sestankom sam zabodel s svinčnikom v nogo (če je svinčnik v stegnu manjše zlo, to o tem sestanku pove prav vse). Kdo ve, morda zato ljudje kljub polni digitalizaciji na sestanke še vedno nosijo pisala. Morda je to tudi razlog, da ima Jelena iz financ strgane najlonke. A kar se zagotovo ve, je to, kaj ljudi na sestankih najbolj moti. Najpogosteje so to drugi ljudje in njihovo neizbrušeno vedenje: ko vmes zlorabljajo prenosnik ali telefon (psihologi trdijo, da samo prisotnost naprave na mizi zmanjšuje pozornost sogovornikov!), vidno ne poslušajo drugih, jih prekinjajo oz. jim skačejo v besedo, ter (odlika vsaj enega človeka na vsakem sestanku) dlje časa govorijo v prazno. Po navadi to funkcijo mlatilca prazne slame organsko prevzame najmanj izkušen talent in se z njo tudi neločljivo poveže, kar seveda vpliva na zanimivost sestankov. Vaš vdani avtor je doživel (in to ne enkrat, niti ne v večernih urah), da so ljudje na sestankih preprosto zadremali. To je morda manj invazivna oblika nespoštovanja prisotnih, a glede na tihost in negibnost samega početja pove izjemno veliko o zanimivosti sestanka.

Čas je denar. Dobesedno.

V globoko akademskem prispevku Employees' feelings about more meetings: An overt analysis and recommendations for improving meetings (Management Research Review, Vol. 35, 2012) so se avtorji resnično poglobili v občutke zaposlenih glede sestankov in ugotovili, da so ti lahko tudi močno pozitivni, a da morajo biti za to izpolnjeni določeni pogoji. Ljudje so na sestankih dobrovoljni, ko imajo pred seboj jasno opredeljen cilj in ko med seboj delijo pomembne informacije. Dejstvo, da ima Jovan iz računovodstva nov službeni avto, je pomembno izključno za Jovana (in njegov letni davčni tango s finančno upravo). V vedno preveliko množico nekoristnih informacij neizpodbitno sodi tudi bolj kot ne vsako brezciljno tavanje med tematikami, pavšalno kritiziranje, tarnanje in pritoževanje, kar so vse odlike slovenske folklore. Simone Kauffeld s tehnične univerze v nemškem Braunschweigu in Nale Lehmann-Willenbrock z amsterdamske univerze sta v raziskavi o sestankih v organizacijah iz avtomobilske, kovinarske, elektro, kemične in embalažne panoge ugotovila, da so prav te oblike sestankovalne disfunkcionalnosti povezane z nižjo stopnjo tržne vrednosti podjetij in njihove inovativnosti. Če ste kdaj iskali izvor pregovora »čas je denar«, ste ga pravkar našli.

Nizka letvica za zadovoljstvo

Raziskovalci v raziskavi z naslovom Productive meetings: an evidence review (The Chartered Institute of Personnel and Development, 2023) so razkrili tudi druge dejavnike sestankov, ki s seboj nosijo radnosten potencial za prisotne. Izjemno pomemben je prostor. Mala sejna sobica brez oken v drugi kleti, ki vsem prisotnim hitro in neusmiljeno razodene Jovanove higienske rituale (beri: tuširanje na lihe dneve ob večerni elektro tarifi), ne bo prispevala k pozitivnemu srečanju, bo pa prispevala k temu, da bodo ljudje vihali nosove. To je tudi nekaj, kar ljudje v organizacijah podzavestno počnejo ob vedenju vodje sestanka – ki je morda najpomembnejši dejavnik od vseh. Sestanku predsedujočemu ni treba narediti veliko, a če to dela konsistentno, dela čudeže. Že če pride na sestanek pred ostalimi (idealno pred sklicano uro), ne zapade v monolog v slogu Fidela Castra in na koncu kratko povzame ključne dogovore, bo za dobrobit prisotnih naredil ogromno, skorajda vse.

To seveda naravno odpira vprašanje, kdo je najbolj primeren in pristojen za to, da sklicuje in vodi sestanke. Thomas Sowell, ugledni ameriški ekonomist, je dejal, da »ljudje, ki uživajo v sestankih, ne bi smeli biti odgovorni za nič«. Verjetno ni najbolje, če so pobudniki sestankov tisti, ki so zgolj akutno osamljeni ali posedanja sestankov ne ločijo od dejanskega dela. Včasih so sestanki pomemben element nujno koordiniranega dela, a v več primerih kot ne so le ritualizirana manifestacija sindroma hišnega sveta.

Imena v avtorjevih zgodbah so spremenjena. Vsaka podobnost z zgodbami, v katerih se morda prepozna kakšen od bralcev ali bralk, je slučajna.

Članek je bil izvorno objavljen v Marketing magazinu marec 2025, #525. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si.

Viri:

Productive meetings: an evidence review, The Chartered Institute of Personnel and Development, 2023

https://www.cipd.org/globalassets/media/knowledge/knowledge-hub/evidence-reviews/2023-pdfs/8385-productive-meetings-practice-summary-may23.pdf

50 shocking meeting statistics, https://www.booqed.com/blog/minutes-wasted-of-meeting-50-shocking-meeting-statistics

Stop the Meeting Madness: How to free up time for meaningful work, Leslie A. Perlow,Constance Noonan Hadley, Eunice Eun, Harvard Business Review, julij-avgust 2017.

Employees' feelings about more meetings: An overt analysis and recommendations for improving meetings, Joseph A. Allen, Stephanie J. Sands, Stephanie L. Mueller, Katherine A. Frear, Mara Mudd, Steven G. Rogelberg, (2012), Management Research Review, vol. 35, št. 5, strani 405-418.

Meetings Matter Effects of Team Meetings on Team and Organizational Success, Simone Kauffeld, Nale Lehmann-Willenbrock, april 2012, Small Group Research 43(2): 130-158.

The associations of psychosocial work exposures with suicidal ideation in the national French SUMER study, Isabelle Niedhammer, Elodie Pineau, Elodie Rosankis, Journal of Affective Disorders, št. 356, 1. julij 2024, strani 699-706.