Preživetveni vodnik po konferencah

Konference so prebrodile covid-19 in znova zaživele. Pogosto tradicionalni dogodki, ko se zaposleni za dan ali dva iztrgajo iz rutine in se v dodobra uhojene službene tirnice skoraj neizogibno vrnejo z »vtisi zabave, polni dobrih namenov za prihodnost in polno obloženi s sponzorskimi izdelki« (Rowe, 2018), ponovno polnijo koledarje zaposlenih. 

Konference počivajo v Vennovem diagramu turizma in službenih potovanj – dejavnosti, katerih živahnost, frekvenca in vsakdanjost so prilezle nazaj na predepidemično stopnjo, kot je leta 2023 ugotavljal Guardian. Od leta 1644, kamor segajo prvi objavljeni zapiski iz konference (La Fauconnerie du Roy avec la Conférence des Fauconniers), je število konferenc, panožnih srečanj in konvencij naravnost eksplodiralo; ocene variirajo od nekaj 100 tisoč do nekaj milijonov letno. Odvisno od tega, kaj se šteje za verodostojen dogodek, katerega udeležba bo prestala sito finančnega oddelka.

V vsej množici dogodkov obstaja tudi konvencija ljubiteljev pliša, ki se tam družijo – uganili ste – našemljeni v svoje mehke junake. Samo površno iskanje »AI conference« bo serviralo tisoče možnosti za obisk modrovanja o tem trendu na izjemno različnih lokacijah, od Poljske do Gane, od Singapurja do Španije. Globalna vrednost panoge, katere poslanstvo je organizacija razvnorstnih strokovnih romanj (t. i. MICE – meetings, incentives, conferences, exhibitions) naj bi po podatkih Precedence Research že danes ustvarila okoli tisoč milijard dolarjev, do leta 2034 pa naj bi se ta znesek še skoraj podvojil. Kako se torej odločiti za dogodek, ki vam bo prinesel največjo dodano vrednost?

Paradoks izbire

Dober začetek je takojšnje in brezpogojno samopriznanje, da je izbrati pravi dogodek praktično nemogoče. Ima na papirju dober program? To ne jamči ničesar. Dejstvo, da gre tja vaš nekdanji sodelavec ali aktualna sodelavka? Še manj. Slavna imena na vabilu? Zgolj zagotovilo, da udeležba ne bo poceni.

Pogosto dejstvo je, da se na panožne dogodke zlivajo ljudje iz istega ali zelo podobnega strokovnega prostora, kjer srečujejo večinoma svoje kolege in tekmece, ki jim (razen sebe) težko zares kaj prodajo. Če so stranke vaše softverske firme zavarovalniški aktuarji, morda ni slabo, da se udeležite dogodka, kjer se veliko govori o premijah, pričakovanih življenjskih dobah in tveganjih. Skoraj zagotovo to ne bo najbolj besna zabava v mestu in zelo verjetno je, da se boste domov vrnili zaskrbljeni nad podkožnim mozoljem na vratu in z idejo za dve novi zavarovalni polici. A zelo verjetno tam ne bo veliko konkurentov, obkrožale pa vas bodo potencialne stranke.

Priprava je pol uspeha

Priprave so ključne. Poroke, pogrebi (razen, če si razlog tega dogodka, potem zate poskrbijo drugi) in konference – to so tri priložnosti, kjer videza ne prepustiš naključju, in hkrati tri priložnosti za neusmiljeno deložacijo moljev iz formalnih oblačil, ki jih je covid-19 izgnal iz redne kostumske rotacije. Neustrezna izbira na tem fasadnem področju je lahko usodna (nekdo te lahko zamenja za maskoto ali natakarja), s čimer ni nič narobe, samo tip vprašanj in ponudb, ki jih boš dobil, bodo temu primerni. Na vsaki konferenci je nekdo, za katerega vsi mislijo, da je zgrešil hotel, dan in galaksijo – in nihče ne želi biti ta nekdo.

Vedno dobra ideja za vsako konferenco je imeti proste roke; na za pisanje SMS-ov, temveč za to, da si človek lahko kaj zapiše in predvsem ponudi roko, ko spoznava nove ljudi. To pomeni, da je dobro pakirati kot za nizkocenovni let in nato še polovico odbiti. Vedno sem se boril z razumevanjem, kaj požene posameznike, da na konferenco pridejo z nahrbtnikom, ki bi zaustavil snežni plaz, dodatno torbico okoli pasu, s katero bi lahko pobrali vso parkirnino v okolici dogodka, ter – za dobro vago – še s podlakti bingljajočo papirnato vrečko za vse tisto, kar so »skoraj pozabili« in tja vtaknili v zadnjem trenutku.

Če ni javno, ne velja

Najpomembnejša naloga vsake udeležbe na konferenci – ali pravzaprav na kakršnem koli drugem vsaj malo poslovno dišečem dogodku – je veličastna, mastna in strastna objava na LinkedInu. Ta namreč priča o svetovljanskosti in zagnanosti udeležencev. V prestižni družbi drugih objav, ki ponazarjajo sestanke, delavnice, zajtrke v pisarni in poslovna kosila, dokazujejo tudi, da oseba dejansko opravlja vsakdanje delovne naloge. Če udeležbe na konferenci ne boste objavili na LinkedInu, namreč lahko še kdo kaj posumi, tako v podjetju kot tudi doma. Tudi v tem primeru, seveda, obstaja rešitev, še posebej, če resnično niste šli na konferenco, a ne želite, da bi kdo izvedel, čemu ste zares namenili ta čas. Že površno brskanje po spletu vrne informacijo, da na svetu obstajajo podjetja, ki strankam zagotavljajo »dvojna življenja, alibije in več zasebnosti«. Če gre verjeti spletni strani (https://alibi-network.com/), vam podjetje ponuja vse možne storitve od lažnih letalskih kart, nujne klice izmišljenih tajnic, daljše poslovne odsotnosti v tujini in druge »trdne dokaze«, da se lahko nemoteno izmuznete budnemu očesu partnerja ali delodajalca.

Če si v vodi, si moker

Če dejansko prideš na konferenco, je prva postaja registracijski pult. Ni slaba ideja biti prvi, saj to pomeni, da so prijazne dame na drugi strani omenjenega mejnika še spočite in morda za odtenek bolj prijazne, hkrati pa s tem pokažeš resnost, ko se prvi okitiš z verižico in začneš svojo neplačano vlogo oglaševanja znamk cenjenih sponzorjev. V resnici sem bil kot akutno prvi (leta strahu pred zamudo in ime in priimek, ki se začneta s črkama AB) vedno malce razočaran, da sta bila nagradi za prvo mesto na registracijskem pultu »last minute« šminkanje in preobuvanje hostes namesto vaučerja za kavo z glavnim govorcem. Medtem ko nimam absolutno nič proti visokim petam in različnim odtenkom šminke (le da ta v naglici ne počiva na zgornji vrsti zob), nič od tega ne bo razširilo mojih obzorij.

Sledi sponzorska torba ali vrečka, ki ti z vrinjenimi izdelki jamči preživetje z zadostno stopnjo sladkorja in drugih ogljikovih hidratov za naslednje tri dni. Če se po alkoholno zabeljenem afterpartyju slučajno znajdeš nekje v divjini, pa vsebuje dovolj reklamnega materiala za to, da se pogreješ ob ognju ali pa, če se je noč resnično odvila v bizarno smer, z opozorilnim kresom opozoriš reševalce.

Disciplina

Uspešen skok skozi registracijski obroč je zgolj začetek. Za uspešno preživetje je treba določiti nekaj ključnih pravil. Najprej osebno mejo, kolikokrat boš šel z nekom na kavo. Vzdrževanje statusa, da vse poznaš in si izjemno popularen, ob tem ko drugi dejansko sedijo na predavanjih, je nujno, a ko pride do kofeina, ima telo svojo mejo. Ta je nekje okoli 400 miligramov, kar pomeni štiri kave ali deset pločevink Coca-Cole ali dve pločevinki Red Bulla. Poudarek je na ali. Predoziranje s kofeinom namreč pripelje do simptomov, ki jih na konferenci resnično nočete doživeti: razdražljivost, zmedenost, halucinacije in – ne nujno v tem vrstnem redu – diareja. Praktično pomeni zagotovilo, da vaše mreženje ne bo dalo ustreznih učinkov, temveč zgolj motiviralo nekoga, da pokliče varnostnike ali kar neposredno organizacijo, kjer pravila oblačenja slonijo na belih haljah s hrbtnim zapenjanjem.

Odločiti se je treba tudi, na katera predavanja boš dejansko šel. Obstaja obratnosorazmerna povezava med polnostjo dvorane in polnostjo kozarcev v preddverju in bližnjih bifejih, ki se z vsako minuto poteka konference premika v prid kozarcem. Tam se dogaja pravo učenje in seveda tisto, kar je pravi razlog, da je človek šel na kakršno koli konferenco – tisto slavno mreženje. Namensko in ciljano sklepanje poznanstev je po svoje izrazito nenaravno, saj zaudarja po koristoljubju. Po drugi strani, če želimo koga spoznati z namenom, da se pogovorimo o neki konkretni temi, zgolj upanje verjetno ni strategija, ki bi lahko dala prepričljive rezultate.

Mreženje je hkrati ena od tistih človeških aktivnosti, ki neusmiljeno razkrije prisotne glede na njihov psihološki profil. Ekstrovertirani posamezniki se ob vročičnem, a v glavnem profesionalnem drgnjenju v preddverju zelo sprostijo (na vsaki konferenci je nekdo, ki se sprosti preveč in z neko drugo obliko drgnjenja v sobi tipično poskrbi za govorice do naslednje ponovitve dogodka). Introvertiranci, ki si napolnijo baterije s trenutki samote, pa se ob koncu dneva prepoteno, izpito in povsem izčrpano zgolj zgrudijo v posteljo. Sami.

Vsako mreženje postreže s zanimivimi prototipi posameznikov. Eden od teh je t. i. poklicni mrežist. Oseba, ki jo srečuješ samo in izključno na konferencah – ne veš točno, kaj počne in v kateri firmi je trenutno zaposlena, ampak na konferencah je vedno prisotna. Je poklicni povezovalec in njegova služba je evidentno podeljevanje vizitk in razlaganje, kaj vse zna in zmore.

Drugi, bolj moteč profil, pa je pravi Brdavs, ki se skozi mrežo premika kot vihar in seje nemir. Ni ga težko prepoznati. Ne pozna besede klavstrofobija in se bo na vas nalepil kot klop; brez težav bo prekinil vsak pogovor, tudi če kakšnega od vpletenih sploh ne pozna. Šale, ki jih plasira, so vulgarne z bogato mero omenjanja telesnih organov, ni tujec alkoholu, osnovni bonton ga je zaobšel kot obvoznica center mesta, ob priložnostnem srečanju pa vam bo ponudil roko, ki je bila še pred minuto povsem drugje.

Redno, dosledno, a koliko vredno?

Če izvzamemo sejme, kjer dejansko pride do določenih transakcij in je vrednost udeležbe relativno lahko izračunati, se poraja vprašanja, kakšno vrednost imajo vsa druga poslovna druženja. Obujati spomine in spoznati koga novega je vedno lepo, a morda ne vedno dobičkonosno za podjetje.

Po  raziskavi o (resda) 800 izobraževalnih konferencah, ki jo je izvedla organizacija Society for Research into Higher Education, so mednarodni udeleženci na povprečnem dogodku »povzročili« med 1.568 in 2.269 funtov stroškov, kar – posplošeno na globalno raven – številke hitro pripelje v milijarde. Absolutni rekorder v tem kontekstu je bilo srečanje Ameriške geofizikalne zveze leta 2016 s kar 25.000 udeleženci in preko 22.000 predstavitvami – tudi s podpovprečnimi številkami bi to pomenilo stroške vesoljnih razsežnosti. A prava vrednost ni vedno (samo) v denarju. Povezovanje z ljudmi, posebej drugačnimi od sebe, izmenjava idej in bolj ali manj bizarnih dogodivščin, slaba kava in še slabši hotelski zajtrk so le nekateri elementi, ki jih Zoom ali Teams ne moreta pričarati.

Bojan Amon, diplomirani sociolog in magister politologije, je znan po svojem humornem in rahlo grotesknem slogu pisanja, ki ste ga v preteklosti že lahko zasledili tudi v prispevkih za Marketing magazin. Njegov knjižni prvenec Živemu se vse zgodi nas spodbuja k življenju v sedanjem trenutku in zajemanju življenja s polno žlico, kmalu pa bo izšla že njegova druga knjiga, katere vsebina pa naj bo za zdaj še presenečenje.

Članek je bil izvorno objavljen v Marketing magazinu april 2025, #526. Revijo lahko naročite na info@marketingmagazin.si.