• Facebook
  • Twitter
  • RSS

Kako so se na krizno situacijo odzvale slovenske agencije za odnose z javnostmi?

Koronavirus je na glavo postavil življenja posameznikov in številnih podjetij, agencije za odnose z javnostmi pa so se nemudoma soočile s kriznim komuniciranjem. Pri njih smo preverili, ali se na krizne situacije že vnaprej pripravljajo, kakšni so bili njihovi ukrepi v zadnjih tednih in kateri so bili zanje največji izzivi, povezani s komuniciranjem v času, ko se je Slovenija »ustavila« zaradi koronavirusa. Drugi del prispevkov o kriznem komuniciranju nadaljujemo z agencijama Taktik in Pristop.

Matjaž Klipšteter (Taktik): »V tej situaciji sta ključna ažurnost in ohranjanje trezne glave«

»Kot svetovalci smo te dni močno vpeti v delo kriznih ekip pri naših strankah. Trenutno je povsod v ospredju komuniciranje preventivnih ukrepov za osebno zaščito, sporočanje organizacijskih prilagoditev nastalim razmeram in priprava na morebitne prve okužbe med zaposlenimi znotraj posamezne družbe. V ekipah nenehno spremljamo razmere, preigravamo različne scenarije in izboljšujemo načrte za izvedbo verjetnih naslednjih korakov,« pravi Matjaž Klipšteter, direktor agencije Taktik. V agenciji se trudijo zagotoviti, da vsi sodelavci poznajo pomembna dejstva in da pravočasno prejemajo jasna navodila.  Prepričani so, da sta v tej situaciji ključna ažurnost in ohranjanje trezne glave.

Kar zadeva načrtovanje in priprave na morebitne krizne situacije, Klipšteter pravi, da se pametni vodja pripravlja v miru. »Med priprave pa ne sodi samo načrtovanje, temveč tudi vaja. Dobri načrti za različne scenarije so izvrstni, a če jih vsi, ki naj bi pri izvajanju načrtov sodelovali, ne poznajo, tudi najboljši načrt ne bo nikoli učinkovito deloval. Nevarnost izbruha pandemije gripe leta 2005 je pripomogla, da so posamezne države danes bolje pripravljene. V agenciji Taktik smo takrat z Nacionalnim inštitutom za javno zdravje pripravljali obširen načrt kriznega komuniciranja, kar nam danes pri svetovanju strankam zelo pomaga, saj smo takrat preučili številne razpoložljive načrte in resno poglobili znanje o ravnanju pri epidemijah,« pravi.

V situaciji s koronavirusom so svoje poslovanje vseskozi prilagajali razmeram. »Čeprav naše delovanje še ni neposredno na udaru, smo pripravljeni na možnost izolacije in delo od doma. Tako smo v ekipi že uvedli nekaj dodatnih ukrepov. Dogovorili smo se o morebitnih alternacijah ekip, se tehnično pripravili za delo od doma in sprejeli nova pravila glede sestankovanja – sestanke 'v živo' smo omejili na najnujnejše, vse ostale pa izvajamo preko sodobnih elektronskih orodij. Še pred tem pa smo seveda vse zaposlene seznanili s ključnimi priporočili NIJZ glede preprečevanja širjenje okužbe ter priporočili glede umivanja rok in higiene kašlja,« našteva sogovornik, ki pravi, da v agenciji situacijo s koronavirusom občutijo predvsem posredno, preko naročnikov.

Marjeta Tič Vesel (Pristop): »Od našega ravnanja pred nastopom krize je odvisno, kako močno nas bo kriza pretresla«

Na Pristopu so o koronavirusu z zaposlenimi začeli komunicirati že zgodaj. Sodelavcem so želeli ponuditi informacije ustreznih pristojnih institucij in oblikovati priporočila za ravnanje, s katerim bodo lahko odgovorni do sebe in drugih. »Naše udejstvovanje ni ostalo na ravni ozaveščanja in ažurnega obveščanja, temveč smo že nazačetku februarja začeli s kriznim upravljanjem in sprejemanjem ukrepov za zaščito zaposlenih, naročnikov in drugih deležnikov, s katerimi prihajamo v stik. Kot organizacija čutimo kolektivno odgovornost za varovanje zdravja in preprečevanja širjenja okužb – ne zgolj med našimi zaposlenimi, temveč tudi v okolju, v katerem delujemo, je za MM povedala Meta Celestina, komunikatorka in predstavnica za odnose z javnostmi.V duhu pregovora preventiva je boljša od kurative so na Pristopu že v prvih dneh februarja uvedli petdnevno karanteno za vse zaposlene, ki so potovali izven Evrope ali čez večja transportna stičišča ter vzpostavili sistem spremljanja vseh potovanj zaposlenih. »V tednih, ki so sledili, smo redno spremljali razvoj okužbe v Sloveniji in skladno s tem intenzivirali naše interne ukrepe. Karanteno z delom od doma smo razširili na vsa potovanja čez mejo in jo podaljšali na 7 dni, zaposlene pozvali k nošenju zaščitnih mask v poslovnih prostorih še 7 dni po izteku karantene, jih seznanjali s simptomatiko COVID-19, jih pozivali, naj v primeru bolezni ostanejo doma, in z njimi delili priporočila Svetovne zdravstvene organizacije in NIJZ,« dodaja.V drugem tednu marca smo odpovedali udeležbo zaposlenih na izobraževanjih in konferencah v Sloveniji in tujini ter organizacijo notranjih izobraževanj in dogodkov, priporočili zaposlenim naj odpovedo vsa nenujna potovanja in jim ponudili možnost subvencioniranja že kupljenih letalskih kart za zasebna potovanja. Zaposlene soo pozvali, da sestanke izvajajo prek konferenčnih klicev ali video konferenc in se jih osebno udeležijo samo v primeru, ko je to resnično potrebno, pri tem pa poskrbijo za ustrezne ukrepe za varovanje zdravja. »V petek, 13. marca, smo zaposlenim omogočili delo od doma. V podjetju imamo sicer vzpostavljen sistem dežurstva, kjer en član podporne službe opravlja dežurstvo na sedežu podjetja. Delo poteka nemoteno, zaposleni pa so ob opravljanju dela lahko varni in odgovorni do sebe in drugih.« 

Marjeta Tič Vesel, višja svetovalka in strokovnjakinja za krizno komuniciranje, pravi, da se za učinkovito krizno komunikacijo v Pristopu držijo naslednjih ključnih usmeritev:

  • Čim prej vzpostavimo krizno ekipo, ki redno spremlja razvoj okoliščin in definira potrebne ukrepe ter komunikacijo z deležniki.

  • Ne podcenjujmo situacije; ravnajmo odgovorno in skrbno.

  • Vzpostavimo učinkovite stalne komunikacijske kanale tako za proaktivno kot reaktivno komunikacijo.

  • Uporabimo splet komunikacijskih orodij, ki omogočajo učinkovit prenos nujnih sporočil, torej poleg osebne komunikacije tudi sodobne digitalne in druge kanale.

  • Komuniciramo le preverjena dejstva.

  • Sporočila naj vključujejo jasna navodila za ravnanje zaposlenih v novih okoliščinah, in sicer za različne profile sodelavcev glede na specifike njihovega delovnega mesta.

  • Ključni cilji, ki jih pri tem zasledujejo, so: informiranost ključnih deležnikov, ohranjanje zaupanja ter omejevanje razširitve kriznih okoliščin.

 Ključni cilji, ki jih pri tem zasledujejo, so informiranost ključnih deležnikov, ohranjanje zaupanja inomejevanje razširitve kriznih okoliščin. Veselova dodaja, da dobre prakse izpostavljajo tri faze kriznega upravljanja: pred krizo, med krizo in po krizi. »Od našega ravnanja pred nastopom krize je torej odvisno, kako močno nas bo kriza pretresla, če bo do nje prišlo. Že v času pred krizo lahko sprejmemo odločitve, s katerimi lahko pomembno vplivamo na preprečevanje škode – poslovne in komunikacijske, ki nastane med krizo. Najmanj,kar lahko komunikatorji naredimo v obdobju pred krizo, je priprava kriznih scenarijev, protokolov, sestave kriznega tima, torej čim bolj celovit komunikacijski krizni priročnik. Tudi komunikacijske treninge z izbranimi govorci je koristno izvajati vnaprej, v mirnem obdobju.«