• Facebook
  • Twitter
  • RSS

Kako so se na krizno situacijo odzvale slovenske agencije za odnose z javnostmi?

Koronavirus je na glavo postavil življenja posameznikov in številnih podjetij, agencije za odnose z javnostmi pa so se nemudoma soočile s kriznim komuniciranjem. Pri njih smo preverili, ali se na krizne situacije že vnaprej pripravljajo, kakšni so bili njihovi ukrepi v zadnjih tednih in kateri so bili zanje največji izzivi, povezani s komuniciranjem v času, ko se je Slovenija »ustavila« zaradi koronavirusa. Prvi del prispevkov o kriznem komuniciranju začenjamo z Andrejo Jernejčič (Lin&Nil) in Irena Pavcic (IPPR).

Andreja Jernejčič (Lin&Nil) in Irena Pavčič (IPPR)

Irena Pavčič (IPPR): »Raje smo preveč previdni kot obratno«

Irena Pavčič pravi, da v agenciji IPPR delajo z naročniki z zelo različnih področij, zato so zanje pripravili različne strategije komuniciranja. »Naročniki s področja turizma so trenutno v najbolj kočljivi situaciji, prav tako letalski prevozniki. Fakultete morajo na pravilen način sporočati o odpovedih predavanjah in drugih prilagoditvah. V nakupovalnih središčih pa je ponavadi tako ali tako vedno največ vprašanj s strani novinarjev, a so njihove strategije jasne in vedno v skladu z vsemi potrebnimi ukrepi. Poleg tega imamo ogromno dela tudi s komunikacijo glede odpovedi in prestavljanja različnih dogodkov. Situacija se spreminja iz ure v uro, zato je naše delo še bolj nepredvidljivo kot sicer,« je za MM povedala Pavčičeva.  Piarovci morajo biti po njenem mnenju v tem času ves čas sveže informirani in čim bližje računalniku. »Trenutno nimamo veliko časa hoditi naokrog, kar je glede na trenutno dogajanje tako ali tako bolje. Ves čas spremljamo situacijo in sporočila posredujemo takoj zatem, ko prejmemo novo informacijo. Vendar pred razpošiljanjem vsake informacije o zadevi še enkrat razmislimo in jo preučimo, da novinarjev ne nadlegujemo po nepotrebnem z vmesnimi informacijami, ki se na koncu lahko še spremenijo. Komuniciranja je precej več, kot bi ga bilo sicer, in predpostavljam, da so novinarski e-predali še bolj polni kot običajno,« pravi Pavčičeva. Čeprav je po njenih besedah v teoriji pomembno, da kot strokovnjak za komuniciranje oziroma piarovec določene ukrepe in odločitve sprejmeš, še preden do kriznih situacij sploh pride, praksa prinese tudi drugačne situacije; takšne, ko je treba ukrepati in se odzvati v skladu z nečim, kar se je pravkar zgodilo. »Teorija in predpriprave so takrat pomembne zato, da jih prilagodimo trenutni situaciji. Sami sicer naročnike poskušamo vedno predhodno pripraviti na več možnih scenarijev, tudi na tiste najslabše. V trenutni situaciji smo raje preveč previdni kot obratno. Ves čas jih tudi opozarjamo na trenutno dogajanje, čeprav so o ukrepih že sami zelo dobro obveščeni,« pravi Pavčičeva. V času pogovora (sredi marca) je bil za njo delovni vikend, ker so morali že čez vikend začeti s komunikacijo zaradi odpovedi večjih dogodkov. Dnevno se jim podira načrt dela, čeprav je urnik komunikatorja tudi sicer nagnjen k temu. »Dodatnega dela je veliko, vseeno pa v ekipi ohranjamo pozitiven duh, saj moram poudariti, da imam izredno predane sodelavke, ki razumejo situacijo in se odzovejo takoj, ko je treba ukrepati. Ko smo se s kolegi še ne tako dolgo nazaj srečali na Outstandingu, si ni nihče niti približno predstavljal, s čim se bomo ukvarjali mesec dni pozneje in kako se bodo spremenila naša življenja. Ne gre namreč samo za službeno plat, ampak se tudi v zasebnem življenju vse spreminja, vse je nepredvidljivo, nihče ničesar ne načrtuje, sploh ne na kratek rok. Tukaj ne moremo 'solirati', ampak se moramo ozirati na težave naših bližnjih – zato je na koncu najboljša preventiva, ki velja za vse. Sem pa optimistka in verjamem, da bo s toplejšim vremenom tudi virus počasi izgubil svojo moč,« zaključi pogovor.

Andreja Jernejčič (Lin&Nil): »Bistveno je, da komuniciraš hitro, si dosegljiv in veš, kaj povedati«

Andreja Jernejčič je s kriznim komuniciranjem začela že ob prvih namigih o možnih posledicah virusa. »Drugi udarec in močno povečana komunikacija je nastala ob odpovedi javnih dogodkov nad 500 obiskovalcev, višek pa je krizna komunikacija dosegla zaradi popolne odpovedi dogodkov. Bistveno je, da komuniciraš hitro, si dosegljiv in veš, kaj povedati. Pri mojem delu je še tako, da sem morala ljudi tudi usmeriti. Moram jim znati svetovati in se odločiti, kaj je v danem primeru smiselno in kaj ne. Za vse te odločitve pa potrebuješ tudi dovolj informacij, kar je pomenilo redno sledenje aktualnim stvarem in razvoju dogodkov. Zelo veliko mojih naročnikov je moralo odgovoriti in se odzvati na krizno situacijo, saj so tako ali drugače povezani z dogajanjem in omejitvami glede koronavirusa,« pravi. Jernejčičeva je imela na prvi delovni dan v času, ko je koronavirus prišel v Slovenijo, med dvesto in tristo klicev. Posredovala je samo najnujnejše informacije, predvsem pa se je zelo hitro odzvala. »Poleg naročnikov so bili tukaj še novinarji. Tako smo na primer že naslednji dan organizirali novinarsko konferenco, situacija se je ves čas spreminjala. Za upoštevanje previdnostnih ukrepov smo tako pri konferenci, ki je potekala v prostorih Gospodarske zbornice Slovenije, morali zagotoviti, da je bil razmik med novinarji vsaj meter in pol. Zato smo se odločili za veliko večji prostor, uredili ozvočenje in stole postavili v velikem razmiku. Vse skupaj je potekalo popolnoma brez težav in v skladu z vsemi predpisi. Predvsem pa smo v ospredje postavili skrb za varnost vseh udeležencev dogodka. Mislim, da je v tem času najbolj pomemben način, kako se podjetja odzovejo in komunicirajo.«

V času, ko se stvari in ukrepi v povezavi z virusom spreminjajo iz ure v uro, sta po njenem mnenju najpomembnejši hitrost in ustreznost informacij. V trenutku se moraš znati odzvati, biti moraš dostopen in slediti informacijam. Nekaj, kar je veljavno ta trenutek, je namreč lahko že čez eno uro nično, če se vmes spremeni situacija in v veljavo stopijo že nove usmeritve ali uredbe, na primer s strani Vlade RS ali Nacionalnega inštituta za javno zdravje.

Jernejčičeva meni, da je za vsako podjetje in vsakega posameznika dobro, da vnaprej preigra in pozna načrt, kako se odzvati v krizni situaciji. »Prav tako je dobro, da se na takšne situacije pripravi. Seveda koronavirusa nismo mogli imeti v načrtu, vendar ti dosedanje izkušnje s podobnimi položaji pomagajo pri tem, kako hitro, dobro in profesionalno znaš usmeriti naročnike ali ljudi nasploh, da se znajo tudi oni pravilno odzvati. Ključni ukrep je pripraviti ljudi na krizne dogodke. Pripravljen je treba imeti tudi načrt B in še C, nič pa ne škodi, če imamo tudi načrt D. Vedno je treba pomisliti na to, kako še lahko prenesemo informacije, kaj lahko še naredimo, če se neka možnost izkaže za neuporabno. Seveda so vsi ukrepi, ki jih izvajaš v krizni situaciji, povezani s šoki, zato so vmes tudi stvari, ki ti niso všeč. Vendar je treba v krizni situaciji izbrati najbolj izvedljivo, najbolj optimalno rešitev.« Kot podjetje, ki se ukvarja s piarom in kriznim komuniciranjem, imajo trenutno močno povečan obseg dela, predvsem njena komunikacija poteka pravzaprav ves dan. Tudi vse vikende je aktivna. Osebno se najbolj boji posledic, ki jih bo koronavirus pustil na gospodarstvu in so se že začele kazati, vplivajo pa lahko tudi na samo delovanje podjetja.