• Facebook
  • Twitter
  • RSS

V trendu so prilagodljivi delovni prostori, ki zaposlenim nudijo možnost izbire

Delovno okolje mora omogočati zaposlenim, da delajo po svojih najboljših sposobnostih, hkrati pa jim zagotavljati dobro počutje. Vodilni si praviloma želijo trajnostnih in stroškovno učinkovitih objektov, kar je pohvalno, vendar ne smejo pozabiti, da morajo biti delovni prostori tudi funkcionalni in natančno prilagojeni potrebam in poslovni kulturi podjetja.

Nigel Oseland je specialist za strategije sodobnih delovnih prostorov.

Nigel Oseland je specialist za strategije sodobnih delovnih prostorov. Kot svetovalec je sodeloval z največjimi podjetji na svetu, kot so British Petroleum, Shell, Barclays, Deutsche Bank, GSK, Morgan Stanley, IBM in Visa International. V Londonu je ustanovil podjetje Workplace Unlimited, sodeluje pa tudi s slovenskim podjetjem Kragelj arhitekti, s katerim ustvarjajo poslovne prostore v Srednji Evropi. Je tudi ustanovni partner konference Workplace Trends, ki v Londonu poteka že od leta 2002. Zaradi velikega zanimanja je bila leta 2018 prvič organizirana tudi v Kopenhagnu in New Yorku.

Z Oselandom smo se pogovarjali na slovenski konferenci o poslovnih prostorih Workplace Design, ki jo je na začetku oktobra v Ljubljani organiziralo podjetje Kragelj arhitekti.

Delovno okolje je zelo pomembno. Je naš drugi dom. Še vedno pa je veliko prostorov, ki so neprimerni, dolgočasni in na ljudi ne delujejo prav navdihujoče. Zakaj?

Dobro oblikovan poslovni prostor se vedno začne pri sami organizaciji. Velikokrat se zgodi, da v središču niso ljudje, temveč drugi interesi, kar ni prav. Podrejati se je treba ljudem in njihovim potrebam, ne pa potrebam zgradbe. Če sem še nekoliko ciničen, bi rekel, da lastniki stavbe ali prostorov v teh prevečkrat vidijo le vir dobička. Pozabljajo pa na potrebo njihovih strank, podjetij in ljudi, ki bodo v teh prostorih preživeli najmanj tretjino svojega dne.

Kako delovni prostor vpliva na psihologijo zaposlenih in zakaj naj bi delodajalci vlagali denar in čas v oblikovanje poslovnih prostorov?

Prostor na ljudi vpliva tako psihološko kot fiziološko. O tem je bilo izvedenih že veliko raziskav. Največji vpliv imajo temperatura v prostoru, razsvetljava, zvok pa tudi pohištvo in nenazadnje sama zasnova prostora. Sam se zadnja leta ukvarjam predvsem z evolucijsko psihologijo. Vemo, da imamo ljudje, kar zadeva okolje, ki nas obkroža, tako imenovane prirojene potrebe. To so na primer potreba po dnevni svetlobi, pa primerna temperatura, pravi zvoki in primerna jakost. Poleg tega smo ljudje družabna bitja in zato potrebujemo prostore, v katerih se lahko družimo. Radi imamo naravo, zato priporočamo vnos naravnih elementov v delovno okolje. Vse to vpliva na učinkovitost in motivacijo za delo.

Nam lahko opišete, kakšno je dobro delovno okolje in kakšni so trendi pri njegovem oblikovanju?

Ta odgovor se v veliki meri ujema z mojima prejšnjima. Vedno je treba najprej razumeti potrebe tako podjetja kot tudi posameznikov. Treba je vedeti, s čim se podjetje ukvarja in na kakšen način posamezniki delajo, za kaj vse uporabljajo prostore. Če se delavec v prostoru ne počuti dobro in zato ne dela dobro, to pomeni, da tudi podjetje ne more dobro poslovati. Če želimo, da posamezniki dajo vse od sebe, jim moramo nuditi tudi pravo okolje. To v prvi vrsti pomeni, da je zadovoljeno osnovam naših človeških potreb. Ljudem mora biti udobno, da imajo vse tisto, o čemer sem prej govoril, dnevno svetlobo, primerno temperaturo ... Trend pa so predvsem prilagodljivi delovni prostori. To so prostori, ki delavcu omogočajo izbiro, kje, kdaj in kako dela. Če potrebuje mir, mora imeti na voljo miren prostor; če želi sodelovati s kolegi, potrebuje prostor za druženje ali sejno sobo in podobno. Priljubljeno je tudi tako imenovano oblikovanje po načelih bioobčutja, ki v delovno okolje vnaša elemente narave, saj vemo, kako pomembna je povezava med učinkovitim delom in našimi prirojenimi potrebami.

V preteklosti so bili zelo priljubljeni odprti delovni prostori, veliki prostori, v katerih je sedelo in delalo veliko število ljudi. Zadnje čase vse večkrat slišimo, da se podjetja spet odločajo za manjše prostore, saj odprt delovni prostor nima veliko smisla, če se ljudje zatekajo k slušalkam, da se vsaj malo ločijo od vsega, kar se dogaja okoli njih. Bomo odprte pisarne počasi pozabili?

Odprte pisarne so bile prisotne že od 20-ih let prejšnjega stoletja, torej že skoraj 100 let. Gre za zelo dober princip oblikovanja, ki je dobro deloval. Ti prostori so bili odprti, zračni, omogočali so dobro osvetlitev, hkrati pa niso bili diskriminatorni, saj so imeli vsi nekako enake pogoje, enak tip delovnega mesta. Težava je nastala, ko smo se začeli osredotočati samo na maksimalen izkoristek prostora in vanj postavili preveč delovnih mest. Tako smo dobili prostore, ki so preveč natlačeni, hrupni in v katerih ljudje nimajo niti kančka zasebnosti več. Ne bi rekel, da so odprte pisarne pod vprašajem, treba je iti korak nazaj in spet najti tisto, kar je bilo pri njih dobro. Takšni tipi prostora nujno potrebujejo tudi ločnike. Ni treba, da so to stene ali vrata. Lahko so rastline, kosi pohištva ali podobno. Pomembno je, da prostor diha in imajo ljudje v njem tudi nekaj zasebnosti. Potem slušalke ne bodo več obvezna oprema odprtih pisarn.

Kakšne pa so razlike pri oblikovanju prostora v različnih panogah?

Te razlike so velike. Odvetniška družba potrebuje povsem drugačne poslovne prostore kot na primer oglaševalska agencija. Razlike so predvsem v načinu dela zaposlenih. Koliko je samostojnega zelo osredotočenega dela in dela v ekipah, koliko je dokumentov, ki so včasih tudi zaupni in potrebujejo svoj prostor, koliko je sestankov s strankami, ki potrebujejo zasebnost in podobno. Torej smo v bistvu spet na začetku, da je treba razumeti posel, organizacijo in potrebe delavcev.

Ne gre le za dobro počutje, temveč tudi za učinkovitost. Kako lahko prostor vpliva na učinkovitost in kreativnost?

Treba je najti pravo ravnotežje. Mislim, da je prav prilagodljivo okolje tisto, ki najbolj vpliva na produktivnost in učinkovitost. Če so prostori različni, se bodo ljudje v njih tudi drugače počutili in bodo sposobni delati različne stvari, če je to potrebno. Sobe za sestanke naj na primer ne bodo le dolgočasni prostori z veliko mizo, stoli in veliko belo tablo. Če želimo biti kreativni, potrebujemo prostor, ki navdihuje kreativnost. Za sodelovanje s sodelavci je potrebnih več prostorov za druženje, prostorov za debate s sodelavci. Vsi potrebujemo veliko dnevne svetlobe in zelenja, udobne prostore za razmišljanje in pisanje. Prostore, ki so nekoliko bolj neformalni in prinašajo dober občutek, lahko so tudi nekoliko bolj nenavadni.

Še posebej v kreativnih industrijah smo navajeni zelo ‘norih’ poslovnih prostorov. Včasih se zdi, da te organizacije tekmujejo med seboj, kdo bo imel bolj neobičajno in kreativno pisarno. Ampak to verjetno ni nujno tudi najboljše za ljudi?

Je, to je dobra opazka. Pisarne, ki so res drugačne in želijo biti stimulativne, z veliko barvami, vrečami za sedenje, napisi po stenah in grafiti, so tiste, ki jih z razlogom srečamo v kreativni panogi. Res gre za povezavo in na kreativnost lahko vplivamo z oblikovanjem prostora. Ampak moramo se zavedati, da v vseh teh organizacijah delajo tudi ljudje, katerih glavna naloga ni, da so kreativni. Gre za analitične poklice pa za finančne naloge in podobno. Ti ljudje se morajo osredotočiti in biti pozorni na vsako malenkost in zato potrebujejo drugačno okolje. Okolje, ki je mirnejše in ki jih ne moti ves čas z vsem dogajanjem v prostoru. Ne mislim le na motnje kolegov, temveč tudi motnje, ki jih prinaša preveč stimulativno okolje.

Pisarna odraža tudi blagovno znamko, podjetje, ki v njej biva. Kako lahko organizacije povežejo svoje poslovne prostore s svojo blagovno znamko in svojimi vrednotami?

To je zelo pomembno. Prej sva že govorila, da so poslovni prostori pomembni za učinkovitost ljudi, ki delajo v njih in posledično za poslovanje podjetja. Zelo pomembno je tudi, kako prostor odraža blagovno znamko in njeno kulturo. Pri vstopu v prostor se moramo nemudoma povezati z blagovno znamko podjetja. To ni pomembno le za obiskovalce, temveč tudi za zaposlene, da jih okolje ves čas opominja na to, za koga in kaj delajo. Kakšna je vizija in kakšni so cilji podjetja. Zato je treba pri oblikovanju poslovnih prostorov nujno razumeti tudi blagovno znamko. Ta pa ni zgolj logotip ali barvna lestvica. Je veliko več; je zgodovina, kultura, filozofija. Če z blagovno znamko odražamo odprtost, mora biti takšno tudi okolje; če sporočamo dostopnost, mora prostor odražati to; če se sporočilo blagovne znamke vrti okrog skrbi za ljudi, morajo prostori tudi dobro skrbeti za ljudi, ki delajo v njih. Blagovna znamka ni le podoba, temveč filozofija, ki se odraža tudi v prostoru.

So poslovni prostori tudi orodje oddelka za upravljanje s človeškimi viri?

Plačilo je za mnoge še vedno najpomembnejša motivacija. Kljub temu pa raziskave kažejo, da gre za več kot le denar. Ljudje iščejo druge ugodnosti v obliki dobrega delovnega okolja in prilagodljivih načinov dela. Če bi imeli možnost delati za dve podjetji s podobnim plačilom, začnete primerjati druge ugodnosti. Ljudje so se pripravljeni zaposliti na delovnem mestu z nekoliko nižjo plačo, če podjetje ponuja funkcionalno in zdravo delovno okolje; če imajo zaposleni na voljo tudi kreativne in družabne prostore ali če lahko prilagajajo prostore svojim pričakovanjem. Slabo počutje na delovnem mestu ni vredno nekaj odstotkov višje plače.

Če si podjetje želi izboljšati svoje poslovne prostore, katere prve korake jim priporočate?

Prvi korak je razumeti, kaj bi s prenovo želeli doseči. Vodstvo se mora vprašati, kaj je namen prenove oziroma kaj je izziv, ki ga imajo. Potem se je seveda treba pogovoriti z ljudmi, ki v prostorih delajo in kako jih dojemajo, česa si želijo, kaj jih moti in podobno. Lahko boste ugotovili, da neka velika prenova sploh ni na mestu, da si morda želijo le majhnih sprememb in izboljšav. Včasih gre za povsem osnovne stvari, kot je na primer nov hladilnik ali pa malo več prostora v sobi za druženje. Lahko je prevroče ali prehladno. Če pa so izzivi večji in je potrebna prenova, se je dobro obrniti na strokovnjake.

Nam lahko navedete nekaj primerov dobrega delovnega okolja, ki motivirajoče vpliva na ljudi v njem?

Najpomembneje je zagotoviti različna delovna okolja. Tiho okolje, kjer se lahko na delo osredotočimo; kotičke, kjer lahko v miru opravimo telefonski razgovor, ne da bi motili sodelavce. Zaposlenim morajo biti na voljo prostori za druženje, zabavni prostori, prostor, kjer lahko v miru pojejo malico in podobno. Če je le mogoče, je dobro, če je del prostorov na prostem. To je lahko terasa, atrij, prostor, kjer je svež zrak. V pisarnah naj bodo rastline in dobra osvetljava, če je le možno čim več naravne dnevne svetlobe. Intenzivnost zvoka v delovnih prostorih naj bo primerljiva tisti na prostem, v naravnem okolju. Izogibajte se smrtni tišini, ker je to v naravnem svetu signal za nevarnost. Prekomeren hrup pa seveda deluje preveč stimulativno in je edenodglavnih virov stresa, nezadovoljstva in napak pri delu.

Intervju je bil objavljen v oktobrski, 449. številki Marketing magazinaNa spletu objavimo le 20 odstotkov člankov iz revije. Na MM se lahko naročite na [email protected]