• Facebook
  • Twitter
  • RSS

Nov trend pri organizaciji konferenc in drugih poslovnih srečanj

Kaj je ključna novost pri organizaciji konferenc in poslovnih dogodkov v tujini, ki omogoča višje zadovoljstvo in vračanje udeležencev? Gre za privlačne in sodobne timske dogodke, ki predstavljajo nadgradnjo poslovnih srečanj.

Slika 1: Slika brez meja – atraktivna popestritev konferenc s poudarkom na vsebini.

Odličnost vsake konference ali poslovnega srečanja se začne z izjemnim programom, zanimivimi in strokovnimi  govorci ter zanesljivo in prijazno lokacijo. Boji za odličnost in nadpovprečnost konferenc so tako že nekaj let precej podobni  – vsako leto boljši govorci, ustvarjanje programa in vsebine, ki izpostavlja najnovejše in ključne trende ter pereče izzive in rešitve zanje, nove in izvirne lokacije z inovativnim izborom gostinskih storitev itd. Počasi pa tudi največja kreativnost pri izboru omenjenih elementov ne doseže več tiste bistvene razlike, ki da udeležencem občutek, da je ta konferenca boljša, drugačna, edinstvena.

Kako združiti izobraževanje in zabavo?

Glede na trende in naše izkušnje pri pomoči organizatorjem konferenc in poslovnih srečanj v tujini lahko rečemo, da modernim dogodkom tega tipa daje pečat predvsem občutek udeležencev, da so poleg strokovnega znanja prejeli tudi novo izkušnjo ter pridobili veliko uporabnih kontaktov. To organizatorji dosežejo predvsem z dodajanjem različnih timsko usmerjenih aktivnosti, med katerimi se udeleženci na neprisiljen način med seboj spoznavajo in se hkrati sproščeno zabavajo. Timske aktivnosti so lahko močno prepletene z vsebino in sporočilnostjo konference ali poslovnega srečanja, z njimi pa udeleženci te še bolj ponotranjijo. Gre torej za klasične »edutainment« aktivnosti – združevanje zabavnega in izobraževalnega dela.

Ne glede na to, za kakšno aktivnost gre, organizatorji timskih dogodkov vedno sledimo trem osnovnim usmeritvam:

-       Skupinska dinamika: udeleženci so razdeljeni v skupine in vse aktivnosti temeljijo na timskem delu. Tak način dela po eni strani omogoča, da noben posameznik ni izpostavljen, po drugi pa, da se udeleženci v čim večji meri spoznajo med sabo.

-       Izkustveno učenje: udeleženci vse aktivnosti delajo na praktičen način, kar omogoča, da so ves čas polno zaposleni in s tem motivirani skozi celoten potek dogodka.

-       Zabava: zabava je obvezen element vseh aktivnosti, saj preko tega elementa najlažje pridobimo sodelovanje vseh udeležencev.

V dogodek v večini primerov vključimo tudi vsebino konference, saj s tem omogočimo, da udeleženci vsebino v večji ponotranjijo.

Primer 1

Primer klasične »edutainment« aktivnosti kot dodatek vsebini konference ali poslovnega srečanja je timska aktivnost Slika brez meja. Tu ne gre za klasično timsko slikanje, temveč udeleženci v ekipah rišejo in barvajo posamezna platna, ki so del večje slike. To pa je mogoče le s sodelovanjem vseh ekip, saj se morajo linije in barve sosednjih platen ujemati. Šele ko so vsa platna pobarvana, sledi razkritje skupne slike, kjer udeleženci prvič vidijo svojo mojstrovino in njen motiv (končna slika je velika tudi do 100 m2 – odvisno od števila udeležencev). Na sliki so lahko izpostavljeni logotip, slogan in ključna tema konference, ki je še poudarjena z močnimi vizualnimi elementi.

Ravno prava mera izziva za udeležence

Trend vključevanja vsebine konference v aktivne timske programe in dogodke vse pogosteje prehaja tudi na letna poslovna srečanja, piknike, novoletne zabave in druge interne dogodke podjetij. Tako namesto  enostavnih športnih aktivnosti zaposleni timsko rešujejo usmerjene  in zanimive izzive. Ekipe imajo pogosto skupen cilj, v aktivnosti pa vpletemo tudi vrednote ali vizijo organizacije ali konference, kar še dodatno pospešuje krepitev pripadnosti udeležencev.

Nabor timskih aktivnosti in dogodkov je pester, končni izbor pa je odvisen od ciljev organizatorja, strukture in števila udeležencev in specifik lokacije. Pri mednarodnih udeležbah lahko timski dogodki vključujejo tudi ogled turističnih znamenitosti. Najboljše izkušnje pa imamo z družbeno odgovornimi timskimi dogodki, saj so udeleženci v aktivnost tudi čustveno vpleteni.

Glavni cilj pri izboru ustrezne timske aktivnosti je, da predstavlja za udeležence ravno pravo mero izziva. To naredi aktivnost zabavno, vendar ne prelahko, kar ustvarja visoko stopnjo notranje motivacije. V veliko smiselno celoto lahko vse elemente dogodka poveže tudi dobra zgodba, ki je v večini primerov osnova za izbor timskih aktivnosti. Temelji lahko na kitajski filozofiji, rokenrolu, tajnih agentih – ključno je, da predstavlja rdečo nit, ki ustvarja notranjo motivacijo udeležencev. V kombinaciji z izjemno scenografijo, izbrano glasbeno kuliso in dovršeno video in avdio tehnologijo lahko vsaka zgodba oživi.

Primer 2

Tak primer je timski program Orchestrate (slika 2), kjer vsak od udeležencev dobi v roke inštrument – violino, violo, čelo, klarinet, bobne –, v manj kot dveh urah pa se vsi udeleženci naučijo zaigrati del zelo znane klasične glasbe in jo na koncu tudi predstavijo z nastopom v živo. Si predstavljate, kakšen je občutek, ko skupaj z ljudmi, ki jih komaj poznate, ustvarite tako mojstrovino? 

Seveda razpon aktivnosti vedno temelji na proračunu. Kreativnost in želje nimajo meja, proračuni jih žal imajo. V teh težkih ekonomskih časih je najpomembnejše ustvariti nepozabno in nadpovprečno izkušnjo z minimalnimi stroški. Pri tem pa z znanjem in izkušnjami pomagamo organizatorji timskih dogodkov. 

Slika 1: Slika brez meja – atraktivna popestritev konferenc s poudarkom na vsebini.
Slika 2: Orchestrate – popolno presenečenje, ki se zaključi s harmonijo udeležencev.